Vanaf 6 maart zullen de standaard instellingen bij het aanmaken van een online meeting via Microsoft Teams voor alle HU medewerkers en studenten worden aangepast.
Voorheen kon iedereen direct toegang krijgen tot de meeting, als je de link had. Vanaf 6 maart verandert dit dus naar ‘Personen in mijn organisatie en gasten‘. Alle anderen die deel willen nemen aan de Teams meeting, zullen eerst moeten wachten in de zogeheten lobby. De organisator kan deze personen dan accepteren of weigeren. Medewerkers, studenten en gasten (externen binnen een team) hoeven dus niet te wachten in deze lobby. Zorg ervoor dat jij en jouw studenten inloggen met een HU account en weten waar de lobby en vergaderopties zijn, zodat je weet wat je moet doen.
Deze standaard instellingen kunnen altijd voor én tijdens de vergadering door de organisator worden aangepast.
De standaard instellingen
| De beller kan de lobby omzeilen. | Nee |
| Melden wanneer bellers deelnemen aan de vergadering/deze verlaten. | Ja |
| Wie kan presenteren? | Iedereen |
| Deelnemers toestaan het dempen op te heffen. | Ja |
| Deelnemers toestaan de chat te gebruiken. | Ja |
Wie kan de vergaderopties aanpassen?
Alleen de organisator van de vergadering kan de vergaderopties aanpassen voor of tijdens de online meeting. Het is bijvoorbeeld handig om vooraf te bedenken of je de instelling ‘wie kan presenteren?’ wil aanpassen voor de desbetreffende vergadering.
Waar en hoe pas je de vergaderopties aan?
Er zijn drie verschillende manieren om de instellingen aan te passen voor en tijdens een vergadering:
- Ga in teams naar ‘agenda’, selecteer een geplande online vergadering en klik vervolgens op ‘vergaderingsopties’.
- Selecteer in een Outlook uitnodiging voor een online vergadering, de optie ‘opties voor vergadering’.
- Tijdens een vergadering selecteer je ‘vergaderopties’ onder het besturingselement ‘meer acties’ (de 3 puntjes) .
Kennisitem: De vergaderopties met schermafbeelding
Kennisclip: Vergaderopties
Wat betekenen deze instellingen (vergaderopties)?
Het is goed om te weten wat deze instellingen betekenen zodat je deze ook kunt aanpassen naar eigen behoefte. De huidige opties zijn momenteel:
- Wie hoeft niet in de lobby te wachten: Indien iemand in de lobby komt dan krijgen de deelnemers een melding hiervan. Vervolgens kan de organisator en iedereen met presentatie rechten deze persoon toelaten. De lobby is terug te vinden onder de optie ‘deelnemers weergeven’. Klik op ‘Toestaan’ om ze rechtstreeks de vergadering binnen te laten, of ‘Bekijk de lobby’ om eerst te zien wie er in de lobby wacht voordat je deze persoon toelaat of niet.
- Altijd beller de lobby laten omzeilen: Deze optie is niet van toepassing voor Hogeschool Utrecht omdat het nu niet mogelijk is om in te bellen. Deze optie geeft je als organisator de mogelijkheid om deelnemers die inbellen via een telefoonlijn niet te laten wachten in een lobby.
- Melden wanneer bellers deelnemen aan de vergadering of deze verlaten: Hierbij kun je instellen of je een melding ontvangt wanneer iemand in de lobby wacht en ook als iemand de vergadering later binnenkomt of eerder verlaat. Zet de optie uit om niet elke keer een pop-up bericht te krijgen dat iemand in de lobby wacht.
- Wie kan presenteren: Geeft aan wie de optie ‘Inhoud delen’ (scherm delen) kan gebruiken. Tevens kunnen deze personen mensen toelaten vanuit de lobby en de vergaderopties aanpassen zoals ‘Iedereen dempen’. Dit is een belangrijke instelling om eventueel aan te passen.
| Wie kan presenteren? | Wat betekent dit? |
| Iedereen | Iedereen die toegang heeft tot de koppeling voor de vergadering, zal als presentator deelnemen aan de vergadering. |
| Personen in mijn organisatie | Alleen personen in uw organisatie kunnen presentatoren zijn. Externen kunnen enkel deelnemen als deelnemers. |
| Specifieke personen | Alleen de personen die je uit de lijst met genodigden selecteert, zijn presentatoren. De rest is enkel deelnemer. Specifieke personen kunnen alleen personen zijn van binnen de organisatie. |
| Alleen ik | Alleen de organisator is presentator. Alle anderen kunnen enkel deelnemen als deelnemers. |
klik hier voor een complete lijst van wat welke rol kan .
Een paar zaken om rekening mee te houden:
- Je dient de uitnodiging voor de vergadering rechtstreeks te verzenden naar iedereen die je wilt selecteren als presentator.
- Je kunt vooraf geen persoon selecteren uit een andere organisatie als presentator (pas hun rol aan tijdens de vergadering).
- Je kunt de rollen tijdens een vergadering aanpassen.
- Deelnemers toestaan het dempen op te heffen: Indien deze aan staat, staat standaard de microfoon aan van alle deelnemers, ook kunnen zij de microfoon zelf aan- en uitzetten. Zet deze optie uit om alle deelnemers, behalve de presentatoren, te dempen wanneer ze deelnemen aan de vergadering. Tijdens de vergadering kun je dit ook aanpassen. Meer informatie over audio mogelijkheden.
Gebruik van de lobby functie
Als je de organisator van de vergadering bent, word je gewaarschuwd wanneer iemand in de lobby wacht.
Klik op Toestaan om ze rechtstreeks de vergadering binnen te laten, of Bekijk de lobby om de lijst met wachtenden te zien alvorens je iemand toelaat of niet. De lobby kun je voor iedereen actief maken, of juist ervoor kiezen om dit voor alleen gasten te doen.
Wijs studenten en medewerkers erop dat ze inloggen met een eigen HU account. Gasten kun je vragen een voornaam en achternaam op te geven. Zo kun je een controle uitvoeren met bijvoorbeeld een gastenlijst. Wil je geen melding meer? Schakel dan de optie ‘Melden wanneer bellers deelnemen aan de vergadering of deze verlaten’ uit. Je ziet dan geen pop-up bericht meer maar alleen een markering onder de optie ‘Deelnemers weergeven’. Je kunt de lobby aan en uitzetten via de vergaderopties.
Andere scenario’s
Tijdens een vergadering heb je als organisator de mogelijkheid om voor én tijdens de vergadering de instellingen aan te passen. Hier een aantal voorbeeld scenario’s:
| Soort meeting | Wat stel je in bij vergaderopties? |
| Je wilt een grotere vergadering organiseren, zodat iedereen via een link kan deelnemen. Het doel is voornamelijk zenden.
Ga als volgt te werk: De meeting vindt plaats buiten een team. De organisator kan als enige een breakout room maken, indien nodig. Overweeg of het niet beter is om een live event aan te maken. |
– Wie hoeft niet in de lobby te wachten: niemand – Wie kan presenteren: alleen ik of specifieke mensen. – Deelnemers toestaan het dempen op te heffen: Nee. Tijdens de meeting kan de organisator het dempen opheffen. Maak dus slim gebruik van de mogelijkheden om tijdens de vergadering instellingen aan te passen. |
| Online college met veel studenten. De online colleges vinden zo veel mogelijk plaats buiten een team. Zo kun je makkelijker een gast toevoegen en hoef je niet alle studenten specifiek lid te maken van een team. Gebruik je een team? Let dan op de instellingen en beperkingen. |
– Wie hoeft niet in de lobby te wachten: Alleen personen binnen de organisatie. – Wie kan presenteren: Alleen ik. – Deelnemers toestaan het dempen op te heffen: Nee. Tijdens de vergadering kun je het dempen opheffen. |
| Online college met jouw studenten, je wilt eerst een “storingsvrije” presentatie geven. Gebruik eerst de aanbevolen instellingen. Tijdens de meeting pas je de opties aan zodat anderen kunnen presenteren, hun microfoon kunnen gebruiken en eventueel de chat (de chat aan en uitzetten kan alleen in meetings die niet binnen een team plaatsvinden). | – Wie hoeft niet in de lobby te wachten: Alleen personen binnen de organisatie. – Wie kan presenteren: Alleen ik. – Deelnemers toestaan het dempen op te heffen : Nee. Dit zijn de standaard instellingen, tijdens of voor de vergadering zijn deze aan te passen. |
Chat
vergaderingen die buiten een team plaatsvinden hebben een aparte chat, ga naar je tabblad ‘chat’ in teams. Via de optie ‘chatdeelnemers’ (rechtsboven) kun je personen toevoegen en/of verwijderen uit de chat.
Vergadering sluiten
Als organisator heb je de mogelijkheid om een vergadering te sluiten. Deze vind je onder de ‘verlaat de vergadering knop’ (rode knop). Zo zorg je ervoor dat men niet blijft hangen in de meeting.