Jaarlijks worden er meer dan 2000 aanvragen voor evenementen gedaan binnen de Hogeschool Utrecht. Deze aanvragen moeten beoordeeld worden of ze naast de lessen en toetsen kunnen plaatsvinden in onze HU gebouwen. Het gaat dan om bijvoorbeeld diploma-uitreikingen, conferenties, open dagen, meeloopdagen etc.
EventPlanner en Evenementenkalender
De SharePoint website waar “het aanvragen en beoordelen” van evenementen altijd plaatsvond is eind 2021 vervangen voor een eigen gebouwde EventPlanner. De EventPlanner app is een MVP* (Minimum Viable Product) versie, een intuïtieve app waar alle functionaliteiten van de SharePoint site zijn opgenomen. Verder is het aanvraagformulier sterk vereenvoudigd en is er een verbeterd dashboard toegevoegd. De komende tijd zal de app met behulp van de input van gebruikers, verder worden uitgebreid en doorontwikkeld.
Ga naar de EventPlanner (en evenementenkalender)
*In het kort gezegd is een MVP (Minimum Viable Product) “de meest simpele versie van je product, waarmee je daadwerkelijk waarde kunt bieden aan je gebruiker”. De huidige opgeleverde MVP versie omvat:
- Aanvragers kunnen een aanvraag indienen (incl. validatie op HU-kaders);
- Beoordelaars kunnen aanvragen beoordelen;
- Er kan onderling gecommuniceerd worden:
- Tussen aanvrager en beoordelaar,
- En tussen de beoordelaars onderling (P&R en Facilities)
- Alle gebruikers van de app hebben overzicht in hun aanvragen en de status van hun aanvragen (persoonlijk dashboard)
- Verder hebben alle medewerkers van de HU leesrechten voor de Evenementenkalender.
De EventPlanner app wordt sinds januari goed gebruikt (stand april 2022: ongeveer 800 aanvragen), dit ondanks dat er veel evenementen niet altijd door konden gaan in fysieke vorm (i.v.m. de wisselende maatregelen rondom COVID-19) aan het begin van het jaar.
Informatiesite
Ter ondersteuning van de nieuwe app is er een nieuwe Informatiesite HU Evenementenproces op SharePoint gebouwd. Deze site is gemaakt ter ondersteuning van de gebruikers van de EventPlanner app. Hier vind je o.a.:
- Een handleiding voor het gebruik van de EventPlanner app,
- Het HU Evenementenbeleid,
- Informatie over het inbelspreekuur Evenementen,
- Een uitleg over hoe je de geroosterde ruimtes van events kunt terugvinden op mijnrooster.hu.nl
De site zal ook gebruikt worden voor aankondigingen en aanvullende informatie over het evenementenproces. N.B. Uiteindelijk zal de informatie op deze site geïntegreerd worden in de EventPlanner app (doorontwikkeling).
Nog vragen?
Bij vragen over de Eventplanner App kun je terecht bij de Product Owner, Brigitte van Oosten: brigitte.vanoosten@hu.nl
Bij vragen over het beoordelingsproces kun je terecht bij coördinator Plannen & Roosteren, Richard Versteeg: richard.versteeg@hu.nl en bij coördinator Vastgoed & Facilities, Rianne Hanekamp: rianne.hanekamp@hu.nl.