Het succes van je digitale werkplek staat of valt met de manier waarop je het gebruikt. Op de HU doen we er alles aan om de digitale werkplek zo gebruiksvriendelijk, laagdrempelig én leuk mogelijk te maken. Ken je bijvoorbeeld alle mogelijkheden van Office 365 al of zou je nog willen bijleren? Dat kan heel makkelijk door het volgen van één van de challenges.
Met Stefan van der Fange, IT Consultant en betrokken bij het maken van de Office 365 challenges starten we samen de werkdag op en kijken we welke digitale tools hij nog meer gebruikt. “Ik log altijd in met een pincode en niet met een wachtwoord op mijn laptop. Dat vind ik gemakkelijker en kun je instellen bij de inlogopties van Windows. Bij de nieuwste laptops van de HU kun je trouwens ook al via een touchscreen inloggen.”
Ini Luyk, voorzitter van de Examencommissie SvO is heel blij met de challenges die de HU aanbiedt op het gebied van Office 365. “Wij hadden als examencommissie een SharePoint site, de SharePointsite’s gaan verdwijnen en wij hebben nu de examencommissie in Teams. Dat werkt fantastisch. Ik ben zo enthousiast dat ik ook op andere plekken mensen ben gaan helpen met het inrichten van Teams.”
Ini legt uit hoe zij Teams heeft ingericht voor de examencommissie “Ik gebruik het notitieboek van Teams voor de vergaderingen. Hierin staan de agenda’s en ik heb kanalen gemaakt voor veel voorkomende gebeurtenissen: zoals het jaarplan, examinatoren, toetsen, langstudeerders etc. In de agenda maak ik links naar de achterliggende documenten.” Hiervoor moet je het PLC-notebook gebruiken, in een zogenaamd Staff-notebook werkt dit niet handig.
“We vergaderen drie van de vier weken via Teams vanaf onze thuislocatie- dat scheelt heel veel reistijd. Een groot voordeel is dat ik tijdens het vergaderen mijn scherm kan delen, zodat we met zijn allen naar dezelfde pagina kijken. Eén keer in de maand als ons extern lid aanschuift komen we live bij elkaar. Het is jammer dat externen moeilijk toegang kunnen krijgen tot Teams van de HU.”
In Office 365 werkt alles met elkaar samen. “Er is geen noodzaak meer om bestanden te e-mailen, we kunnen gewoon direct simultaan werken in één document.” En dat is ideaal, vindt ook Stefan. “Het werken in Teams kan eindelijk e-mail overbodig maken, mits dit cultureel binnen de HU ook lukt. Ten opzichte van email vind ik een 1-op-1-chat fijner. En ook groepsgesprekken, vind ik fijner dan reply-to-all-emails. Er zijn zoveel kleine handigheden die we in de challenges uitleggen.”
Ini is een echte early-adaptor van Office 365. Vanaf het begin gebruikt ze OneDrive –wat gekoppeld is aan Teams- om haar documenten te ordenen en niet meer de oude H-schijf. Ze heeft twee van de drie challenges gevolgd en is daarmee ook lid van het Community-Team EHBO365. “Dit is super handig. Als ik een vraag heb over het gebruik of een functie van Office 365 dan stel ik deze daar. Ik krijg altijd een goed antwoord waarmee ik verder kan.”
Wil je meer weten en op de hoogte blijven van de laatste digitale ontwikkelingen? Kijk dan op digitaleHU