Vorige week is het oude ‘warm welkom formulier PIL’ vervangen door een nieuwe formulier ‘aanvraag facilities & IT-services nieuwe medewerker (PIL)’.
Middels dit formulier kan een leidinggevende o.a. een laptop, telefoon, toegang tot niet-openbare ruimtes of toegang tot een map aanvragen, voor een nieuwe collega die in dienst komt.
Het platform waarop het oude formulier draait wordt uitgefaseerd en daarmee is het tijd voor vervanging. Tevens is er gelijk van de mogelijkheid gebruik gemaakt om het proces te verbeteren zodat zoveel mogelijk nieuwe medewerkers hun faciliteiten op of voor hun 1ste werkdag hebben.
Dit alles heeft plaatsgevonden in samenwerking tussen verschillende diensten en op basis van feedback van leidinggevenden die het formulier gebruiken.
Wat levert het op:
– Er is een volgordelijkheid ingebouwd zodat leidinggevenden zeker weten dat de faciliteiten uitgeleverd worden als ze deze aanvragen. In het oude proces was dat regelmatig niet het geval omdat het indiensttredingsproces niet goed was afgerond. (zie afbeelding om te zien hoe processen met elkaar samenhangen).
– Informatie, die door de jaren heen niet meer nodig is, is uit het formulier gehaald.
– Een aantal diensten hoeft minder handmatig werk te doen omdat er gebruik wordt gemaakt van informatie die al in de systemen bekend is.
– En het belangrijkste: meer nieuwe medewerkers zullen hun faciliteiten op of voor hun 1ste werkdag ontvangen.
