In tijden van corona is de vraag naar efficiënt omgaan met ruimtes in vogelvlucht toegenomen. Zo ook in de HU Bibliotheken op onze campus in Utrecht en Amersfoort. Met de huidige capaciteit zijn hier een ruime 150 werkplekken voor studenten gecreëerd. Dit aantal staat in schril contrast met onze studentenpopulatie. Om toch te zorgen dat de student de grootste kans op het vinden van een werkplek heeft stapt de bibliotheek per 23-11 over op een nieuw reserveringssysteem.

Met dit reserveringsysteem zoeken we de flexibiliteit van de ruimtes op in combinatie met een eenvoudige user interface.

Vele reserveringssystemen werken met tijdsblokken (bijvoorbeeld van 09:00uur tot 12:00uur) terwijl de student juist korter of langer op deze plek zit. Doordat er per blok gereserveerd moest worden waren er vele plekken leeg. Met dit systeem is de student zelf in staat om aan te geven op welke tijd hij wil komen werken.

Na het kiezen van de tijd laat het systeem door middel van een plattegrond zien welke werkplekken er beschikbaar zijn. Kies een plek met een groene kleur en je reservering is met 1-klik geregeld.

Nadat een reservering is gemaakt ontvang je van het systeem een bevestiging van de reservering. Maar deze is ook inzichtelijk voor de student via het systeem. Zo is hij ook in staat reserveringen aan te passen of te annuleren zodat er door omstandigheden altijd weer een werkplek kan worden gereserveerd voor de mede student.

Meer details over het reserveringssysteem zal komende week op de site van de bibliotheek worden geplaatst. Tevens kan er via deze site gereserveerd worden voor studenten. Met het nieuwe systeem hopen we zo veel mogelijk studenten te kunnen ontvangen binnen de huidige richtlijnen.

Tijdens het gebruik van dit nieuwe systeem zal er tevens aan de doorontwikkeling worden gewerkt. Hierbij moet je denken aan:

• Een student heeft zijn reservering staan in het rooster op myHU
• Een student kan de reservering beheren vanuit myHU
• Een student kan een reservering maken vanuit myHU
• Op welke plaatsen kan dit reserveringssysteem vanuit “het nieuwe normaal” andere onderwijsprocessen ondersteunen