Aangepaste instellingen MS Teams

Aangepaste instellingen MS Teams

Vanaf 6 maart zullen de standaard instellingen bij het aanmaken van een online meeting via Microsoft Teams voor alle HU medewerkers en studenten worden aangepast. Medewerkers, studenten en gasten (externen binnen een team) niet hoeven te wachten in de lobby. Voorheen kon iedereen direct toegang verkrijgen tot de meeting, als je de link had. Vanaf 6 maart verandert dit dus naar ‘Personen in mijn organisatie en gasten‘. Alle anderen die deel willen nemen aan de Teams meeting, zullen eerst moeten wachten in de zogeheten lobby. De organisator kan deze personen dan accepteren of weigeren.  Zorg ervoor dat jij en je studenten inloggen met een HU account en weten waar de lobby en vergaderopties zijn, zodat je weet wat je moet doen.

 Deze standaard instellingen kunnen altijd voor en tijdens de vergadering door de organisator worden aangepast.

meeting-options-standaard

De standaard instellingen

De beller kan de lobby omzeilen. Nee
Melden wanneer bellers deelnemen aan de vergadering/deze verlaten. Ja
Wie kan presenteren? Iedereen
Deelnemers toestaan het dempen op te heffen. Ja
Deelnemers toestaan de chat te gebruiken. Ja

Wie kan de vergaderopties aanpassen? 
Alleen de organisator van de vergadering kan de vergaderopties aanpassen voor of tijdens de online meeting.  Het is goed om vooraf te bedenken of je de optie wie kan presenteren wilt aanpassen tijdens de vergadering. Ook zet je de lobby hier aan of uit. 

Waar en hoe pas je de vergaderopties aan?
Er zijn drie verschillende manieren om deze aan te passen voor en tijdens een (geplande) vergadering: 

  1. Ga in teams naar ‘agenda’, selecteer een geplande online vergadering en klik vervolgens op ‘Vergaderingsopties’.
  2. Selecteer in een Outlook uitnodiging voor een vergadering, de optie ‘Opties voor vergadering’.
  3. Tijdens een vergadering selecteert  je ‘vergaderopties’  onder de besturingselement meer acties ( de 3  puntjes) . 

Kennisitem; de vergaderopties met schermafbeelding 
Kennisclip: Vergaderopties 

Wat betekenen deze instellingen (vergaderopties)
Het is goed om te weten wat deze instellingen betekenen zodat je deze ook kunt aanpassen naar eigen behoefte. De huidige opties zijn momenteel: 

  • Wie hoeft niet in de lobby te wachten: Geeft aan wie niet in de lobby hoeft te wachten, indien iemand in de lobby komt dan krijgen de deelnemers een melding, vervolgens kan de organisator en iedereen met presentatie rechten de persoon toelaten. De lobby is terug te vinden onder de optie ‘deelnemers weergeven’.
    Als je de organisator van de vergadering bent, word je gewaarschuwd wanneer iemand in de lobby wacht.
    Klik op Toestaan om ze rechtstreeks de vergadering binnen te laten, of Bekijk de lobby om ze toe te laten of te weigeren, en zie daar een lijst met iedereen die wacht.
  • Altijd beller de lobby laten omzeilen: Deze optie is niet van toepassing voor Hogeschool Utrecht omdat het nu niet mogelijk is om in te bellen: Deze optie geeft je als organisator de mogelijkheid om deelnemers die inbellen via een telefoonlijn om ze niet te laten wachten.
  • Melden wanneer bellers deelnemen aan de vergadering of deze verlaten: Hierbij kun je instellen of je een melding ontvangt wanneer iemand in de lobby wacht en ook als iemand de vergadering later binnenkomt of eerder verlaat. Zet de optie  uit om niet elke keer een popup bericht te krijgen dat iemand in de lobby wacht.
  • Wie kan presenteren: Geeft aan wie de optie ‘Inhoud delen’ (scherm delen) kan gebruiken, tevens kunnen deze personen mensen toelaten vanuit de lobby en de vergaderopties aanpassen zoals iedereen dempen. Dit is een belangrijke instelling om eventueel aan te passen voor.  
Wie kan presenteren?  Wat betekent dit?
Iedereen  Iedereen die toegang heeft tot de koppeling voor de vergadering, zal als presentator deelnemen aan de vergadering.  
Personen in mijn organisatie   Alleen personen in uw organisatie kunnen presentatoren zijn. Externen kunnen deelnemen als deelnemers. 
Specifieke personen  Alleen de personen die je uit de lijst met genodigden selecteert, zijn presentatoren. De rest is gewoon deelnemer.  Specifieke personen kunnen alleen personen zijn van binnen de organisatie. 
Alleen ik  Alleen de organisator is presentator. Alle anderen kunnen deelnemen als deelnemers. 

klik hier voor een complete lijst van wat welke rol kan .

Een paar zaken om rekening mee te houden: 

  • De standaard waarde is Iedereen, dat wil zeggen alle medewerkers en studenten pas deze aan indien nodig.
  • Je dient de uitnodiging voor de vergadering rechtstreeks te verzenden naar iedereen die je wilt selecteren als presentator. 
  • Je kunt vooraf geen persoon selecteren uit een andere organisatie als presentator.  (pas de rol aan tijdens de vergadering) 
  • Je kunt de rollen tijdens een vergadering aanpassen
  • Deelnemers toestaan het dempen op te heffen: Indien deze aan staat dan staat standaard de microfoon aan van alle deelnemers, ook kunnen zij de microfoon zelf aan- en uitzetten. Zet deze optie uit om alle deelnemers behalve de presentatoren te dempen wanneer ze deelnemen aan de vergadering. Tijdens de vergadering kun je dit ook aanpassen. Meer informatie over audio mogelijkheden. 

Gebruik de lobby functie
Als je de organisator van de vergadering bent, word je gewaarschuwd wanneer iemand in de lobby wacht. 

Klik op Toestaan om ze rechtstreeks de vergadering binnen te laten, of Bekijk de lobby om ze toe te laten of te weigeren, en bekijk een lijst met iedereen die wacht. De lobby kun je voor iedereen actief maken en/of alleen gasten. Wijs studenten en medewerkers erop dat ze inloggen met een eigen HU account, gasten kun je vragen een voornaam en achternaam op te geven. Zo kun je een controle  uitvoeren met bijvoorbeeld een gastenlijst.  Wil je geen melding meer ontvangen schakel dan de optie “Melden wanneer bellers deelnemen aan de vergadering of deze verlaten”uit. je ziet dan geen popup bericht meer maar alleen een markering onder de optie “Deelnemers weergeven”. Je kunt de lobby aan en uitzetten via de vergaderopties.

Andere scenario’s

Tijdens een vergadering heb je als organisator de mogelijkheid om voor en tijdens de vergadering de instellingen aan te passen. Hier een aantal voorbeeld scenario’s:  

Soort meeting Wat stel je in bij vergaderopties? 
Je wilt een “grote” vergadering organiseren, zodat iedereen via een link kan deelnemen. Het is voornamelijk zenden. 

Ga als volgt te werk: De meeting vinden plaatsen buiten een team zodat de meeste functies beschikbaar blijven een organisator kan alleen de breakout room maken indien nodig.   

Overweeg of het niet beter is om een live event aan te maken.

– Wie hoeft niet in de lobby te wachten: niemand 
  – Wie kan presenteren: alleen ik of specifieke mensen. 
– Deelnemers toestaan het dempen op te heffen:  Nee . tijdens de meeting kan de organisator het dempen opheffen.
  
Maak dus slim gebruik van de mogelijkheden om tijdens de vergadering dit aan te passen. 
Online college met veel studenten. 
De Online college’s vinden zo veel mogelijk plaats buiten een team. Zo kun je makkelijker een gast toevoegen en hoef je niet alle studenten specifiek lid te maken van een team. Gebruik je een team?  let dan op de instellingen en beperkingen  
Wie hoeft niet in de lobby te wachten: Alleen personen binnen de organisatie 

– Wie kan presenteren : Alleen ik 
– Deelnemers toestaan het dempen op te heffen:  Nee

Tijdens de vergadering kun je het dempen opheffen.  

Online college met je studenten , je wilt eerst een “storingsvrije” presentatie geven. Gebruik eerst de aanbevolen instellingen. tijdens de meeting pas je de opties aan zodat anderen kunnen presenteren, microfoon kunnen gebruiken en eventueel de chat.  ( de chat aan en uitzetten kan alleen in meetings die niet binnen een kanaal plaatsvinden)  Wie hoeft niet in de lobby te wachten:  Alleen personen binnen de organisatie 
– Wie kan presenteren: Alleen ik
– Deelnemers toestaan het dempen op te heffen : NeeDit zijn de standaard instellingen en meest vrije , tijdens of voor de vergadering zijn deze aan te passen. 
 

 

Chat
vergaderingen die buiten een team plaatsvinden hebben een aparte chat, ga naar je tabblad chat in teams. Via de optie chatdeelnemers ( rechtsboven) kun je personen toevoegen en/of verwijderen uit de chat.

vergadering sluiten
Als organisator heb je de mogelijkheid om een vergadering te sluiten deze vind je onder de verlaat de vergadering knop ( rode knop). Zo zorg je ervoor dat men niet blijft hangen in de meeting.