Digitale werkomgeving
Samenwerken in MS Teams

Samenwerken in MS Teams

 Samenwerken (met externen) in MS Teams

Op deze pagina vind je alle informatie over digitaal samenwerken Met Microsoft Teams.

Microsoft Teams word in ons onderwijs veel gebruikt voor online vergaderen/college. Daarnaast ondersteunen we interne Teams digitaal met dit platform. We raden dan ook elke medewerker om de basis trainingen te volgen die we speciaal hebben ontwikkeld voor HU medewerkers.  In het onderstaande overzicht hebben we een lijst opgenomen met de meest gestelde vragen.

Houd deze pagina in de gaten. We plaatsen regelmatig nieuwe instructies en handleidingen zodat je aan de slag kunt in je MS Teams omgeving. DE instructies hier zijn gericht op het online onderwijs/samenwerken. een volledige FAQ over office365 en meer teams FAQ vind je in het interne systeem .

Laatste Updates:

  • Breakout Rooms in MS Teams
  • Veilig vergaderen; Update je vergaderopties

Veel gestelde vragen en antwoorden over MS Teams

Hoe kan ik een break-out room maken in Microsoft Teams?

Een break-out room is de nieuwst optie om in kleine teams tijdelijk verder te werken om hier gebruik van te maken moet je aan de volgende voorwaarden voldaan:

  • Je bent de organisator van de meeting; Alleen de persoon die je online vergadering is gestart of heeft ingepland kan break-out rooms maken.
  • Zorg ervoor dat je de laatste updates hebt van MS Teams
  • Zorg ervoor dat je de nieuwe vergaderopties aan het staan
  • Je moet gebruik maken van de Microsoft Teams app om deze optie te gebruiken

Instructies voor het updaten en de nieuwe vergaderingservaring aanzetten:

  • Voer eerst een update uit door naar te klikken op je profiel foto of initialen in het menu vind je de optie “Controleren op nieuwe versies
  • Ga vervolgens in het menu naar instellingen > Algemeen > en controleer of het vinkje aan staat bij “Nieuwe vergaderingservaring inschakelen… “
  • Heb je de app niet nog niet ? via het software center kun je deze instaleren op een HU machine

Heb je deze stappen gedaan dan heb je nu de optie “Aparte vergaderuimtes” maken in je werkbalk

Goed om te weten:

  • Een guest (externe) gebruiker binnen een team kan geen break-out rooms maken
  • Je kunt via de hoofdkamer een aankondiging verzenden naar alle break-out rooms
  • De  (vergaderopties) instellingen zijn per ruimte in te stellen
  • Je kun instellen of deelnemers zelfstandig mogen terugkeren naar de hoofdvergadering, dit is een instellingen in de hoofdvergadering.

Wil je meer weten wat de opties zijn lees dan het volgende kennisbank items

 

Hoe kan ik een eenmalige gastdocent toevoegen aan mijn college?

Een externe gastdocent kun je altijd uitnodigen voor een teams-vergadering. Het is dus niet altijd nodig om deze als gast toe te voegen aan een team. Indien de links naar de college zijn gemaakt via de myrooster tool kan kun je de link naar de vergadering doorsturen naar je externe gastdocent.  De teams-vergaderingen vanuit myrooster vinden plaats buiten een specifieke MS Team.

Indien je al een bestaande MS Team hebt dan kun je ook een gastdocent uitnodigen voor een meeting binnen een kanaal, echter zijn er dan beperkingen zo is het niet mogelijk om als gast deel te nemen aan de chat (deze is ook niet zichtbaar) en kun je geen documenten delen wel kun je je scherm delen.

Indien het wel nodig is dat docent gebruik maakt dan kun je beter een meeting plannen buiten het bestaande team. deel de link met de studenten in de chat zodat ze de juiste link kunnen vinden.

Een gastdocent komt meestal eerst in de lobby terecht geef deze toegang tot de college en pas daarna via de deelnemerslijst de optie aan zodat deze ook kan presenteren.

  • Kennisclip: Uitnodigen van een gastdocent
  • Kennisclip: Vergaderopties tijdens en voor de meeting
  • Kennisclip: Wie mag presenteren tijdens de college

 

Hoe kan ik samenwerken in MS Teams met iemand die geen HU account heeft?

Je kunt gasten nu uitnodigen in een nieuwe type Teams. Hierdoor wordt het mogelijk om handig en veilig samen te werken.  Andere primaire functies van Teams, zoals chatten, gesprekken (posts) en samenwerken in een bestand, zijn nu ook beschikbaar voor gasten. (gasten hebben een beperkte set functies binnen Teams). De volledige instructies zijn te vinden via askHU, kijk bij de bijlages voor de laatste versie

Tip: Bedenk of het nodig is om een Team aan te maken of dat je volstaat met een online Meeting 

Verantwoordelijkheden en voorwaarden

  • De optie is alleen beschikbaar voor nieuw Teams
    • Je dient een nieuwe Team aan te maken van het juist type
  • Als teameigenaar ben je verantwoordelijk 
    • Voor het toekennen van rechten aan gasten binnen Teams.
    • Voor een zorgvuldige afweging waar je iemand toegang toe geeft.  Gasten zien alle documenten en chats binnen het Team. 
  • De teameigenaar dient voldoende kennis en ervaring te hebben met MS Teams, om het te kunnen inrichten en beheren;
  • Teams met gast gebruik valt onder de ICT gedragsregels.   
  •   De gastgebruiker kan alleen toegang krijgen via een extra beveiliging optie: 
    • De gast gebruiker gebruikt zijn eigen identificatie methode ( gebruikersnaam  en wachtwoord) van zijn/haar organisatie
    • De gast gebruiker moet gebruik maken van Tweede factor authenticatie , hiervoor moet met beschikken over smartphone waarop de app kan worden geinstaleerd. 
  • De gastgebruiker moet actief blijven in Teams van de HU om toegang te behouden (en natuurlijk lid blijven van een Team). Na 90 dagen inactiviteit wordt het gast account verwijderd. De gastgebruiker wordt niet automatisch uit een Teams-omgeving verwijderd. Dit moet de teameigenaar handmatig doen. Wil je een inactieve gast weer toegang geven, dan moet je hem opnieuw toevoegen aan je Team.
  • De HU hanteert een Fair-Use Policy bij het toevoegen van aantal  gastgebruikers in MS Teams.   We monitoren het gebruik en zullen in actie komen bij excessief gebruik van deze optie.  

Meer informatie over het gebruik en inrichting van Teams  

  • De stappen voor medewerkers in eenvoudige kennisclips
    • Kennisclip: Het aanmaken van een nieuwe Team voor gasttoegang
    • Kennisclip: Een gast toevoegen aan je Team
    • Kennisclip: Wat kan een gast wel en niet in een Team

 

  •  Je kunt HU Office 365 trainingen volgen, als je onvoldoende kennis hebt  Onze trainingen voor medewerkers zijn te vinden op Studytube. We hebben er 3 gemaakt: 
  • Veel gestelde vragen vind je in de  FAQ’s over Office 365 voor de HU.  hier vind je onderwerpen zoals: 
    • aanmaken van een MS Teams
    • Toevoegen van een gast in MS Teams
    • Wat kan een gast in MS Teams
  • Heb je vragen of wil je op de hoogte blijven van de nieuwste ontwikkelingen word dan lid van de HU office365 community (medewerkers).  

Ik heb een uitnodiging ontvangen voor MS Teams (en ik heb zelf geen HU-account)?

Een medewerker van de HU heeft u uitgenodigd om als gast deel te nemen in het samenwerkingsplatform MS Teams. Volg de instructies om toegang te krijgen tot MS Teams. Let  op dat u altijd goed controleert of de uitnodiging legitiem is.

English: Please download the following instructions 

 

De instructies bestaan uit de volgende stappen:

Hiervoor heeft u uw smartphone nodig en de juist app.

Toegang tot het HU samenwerkingen platform: Microsoft Teams

U kunt deze alleen online benaderen door eerst gebruik te maken van de link in uw uitnodiging email te gaan.  Zolang u actief lid bent van een Team blijft de toegang geldig. Bij inactiviteit wordt het account na 90 dagen verwijderd. Alle content blijft nog wel bestaan.

Wellicht heeft u de instructie al ontvangen maar u kunt de volledige instructie ook hier downloaden  

U kunt als externe gastgebruiker alleen toegang krijgen tot de HU via een extra beveiliging (Multi Factor Authenticatie), deze wordt uitgevoerd door een combinatie van uw bestaande gebruikersnaam, wachtwoord en de Microsoft Authenticator app op een smartphone/tablet. Te krijgen in de Apple App Store, en in de Google Playstore. Installeer deze app want alleen met behulp  van deze app krijgt u toegang.

 

Wat kunt u doen als externe gastgebruiker?

Als externe gastgebruiker heeft u niet de beschikking over de volledige functionaliteit van Teams. U kunt wel gewoon chatten, gesprekken voeren, videomeetings bijwonen en samenwerken aan bestanden.

 

Wat gebeurd er als ik opnieuw moet inloggen? (Opnieuw inloggen)

U kunt altijd op de link klikken in uw email zodat u direct in onze omgeving komt.  Indien u een account hebt waarbij u al gebruik maakt van Microsoft Teams  ( of Office365)  dan kunt u schakelen tussen de omgevingen. deze optie vind je rechtsbovin  in MS TEAMS , klik op de naam van uw organisatie om andere teams omgevingen te zien waar u lid van bent.  Let wel op dat er een code gevraagd zal worden, deze code vind u terug in authenticator app die u eerder heeft ingesteld.

Beschikt u niet over Office365 of u heeft een ander type account dan dient u een eenmalige code aan te vragen tijdens het inloggen, deze zal naar uw opgegeven email worden verzonden. Gebruik deze code om eenmalig in te loggen. Deze optie ziet u na het invoeren van uw email in het inlogscherm indien Microsoft Office365 u niet herkend als gebruiker.

Link kwijt? Hier de link om in te loggen op  MICROSOFT TEAMS

Problemen: waar kunt u ondersteuning krijgen?

Vanuit Hogeschool Utrecht kunnen we geen (directe) ondersteuning bieden.

  • Als u problemen hebt met inloggen, vraag het de persoon die u heeft uitgenodigd.
  • Voor inlogproblemen kunt u contact opnemen met de helpdesk van u eigen organisatie.
  • Indien u een nieuwe telefoon heeft dient uw contactpersoon bij Hogeschool Utrecht dit door te geven aan onze servicedesk zodat u opnieuw uw MFA registratie kunt uitvoeren.

Let op: Wij vragen nooit om uw wachtwoord geef nooit uw wachtwoord door aan derden.

 

Teams leren gebruiken?

 

Privacy en Security

Van toepassing zijn de algemene privacy beleid van HU 

 

 

Hoe kan ik MS Teams installeren (aanmaken) ?

Voor studenten hebben we onder het menu Studenten info een aparte pagina werken met MS teams. Waar beschreven staat hoe studenten MS Teams kunnen installeren. En wat voor studenten verder van belang is bij het volgen van een online college via MS Teams.

HU medewerkers kunnen via het Software Center MS Teams installeren. Als je thuiswerkt is daarbij een VPN verbinding nodig.

Aanmaken van een MS Team
In je Teams App, kun je via de nieuwe knop “Request a team”een team aanvragen. Een volledige instructies is te vinden via askHU

Leden beheren of meerdere studenten toevoegen? zie het FAQ  item verderop in de lijst.

Ik heb een uitnodiging ontvangen voor een Online vergadering (en ik heb zelf geen HU-account)?

Als gast kan je deelnemen aan een online vergadering. Hiervoor krijgt u een uitnodiging vanuit de HU. Let op wij vragen nooit om uw gebruikersnaam en wachtwoord. controleer altijd uw email.

  • Deze handleiding kun je gebruiken om deel te kunnen nemen aan een online HU vergadering.

Hoe kan ik online (video) vergaderen in MS Teams met iemand die geen HU account heeft?

Je kunt videobellen met een persoon buiten de HU door deze uit te nodigen voor een vergadering. Deze nodig je uit op zijn/haar email vervolgens ontvangt deze een bericht zodat deze kan inloggen als gast. Je kunt externe personen altijd uitnodigingen voor een online vergadering zonder dat je hiervoor een nieuwe MS TEAMS voor hoeft aan te maken.  Let op dat je de vergadering niet in een kanaal laat plaatsvinden , want dat heeft je gast geen toegang tot functies zoals de chat. bekijk de kennisclips hieronder.

    • Bekijk de kennisclip: een externe uitnodigen voor een online meeting.
    • Bekijk de kennisclip: een gastdocent uitnodigen voor een online meeting.
    • Bekijk de kennisclip: van buiten de HU deelnemen aan een vergadering.
    • Deze handleiding kun je sturen naar iemand van buiten de HU om deel te kunnen nemen aan een vergadering.

Hoe kan ik voorkomen dat anderen de presentatie in MS Teams verstoren?

Nadat je een MS Teams vergadering hebt gepland kun je de vergaderopties aanpassen.

Kan ik mijn vergadering in MS Teams opnemen?

Nee, dit kan niet. Dit heeft te maken met privacyrichtlijnen. Het beleid rondom het opnemen van toetsen (summatief een/of formatief) is nog niet geheel klaar.  Zodra dat beschikbaar is zal dit technisch worden geïmplementeerd.

Hoe kan ik tijdens mijn MS Teams vergadering, even apart met een collega overleggen?

Je kunt in MS Teams een chat starten met een of meerdere collega’s zo kun je even uit de ruimte stappen waar de student(en) zijn en daarna weer terugkomen.

Bekijk de kennisclip: hoe start ik een privé chat?

Hoe kan ik voorkomen dat mijn aangemaakte Team verdwijnt?

  •  Stel 2 eigenaren in en voorkom dat je team verdwijnt. Lees meer.

Hoe kan ik meerdere studenten tegelijk lid maken van mijn MS Team?

Je hebt de volgende mogelijkheden

  • Voer de naam van de distributielijst (mailinglijst) in bij het toevoegen van leden in je team.
  • Maak een toegangscode en mail deze of toon deze tijdens je online les, (tip: verwijder daarna ook weer de code).
  • Stuur een link naar de studenten en accepteer vervolgens de aanvragen in MS Teams.

 

Kennisclips :

 

Hoe kan ik college geven vanuit huis?

Op deze pagina vind je alles wat je nodig hebt als je vanuit huis je college wilt geven via MS Teams.

Kan ik via MS Teams live streamen voor een grote groep mensen?

Op deze pagina vind je alles wat je moet weten als je wilt live streamen via MS Teams voor een grote groep vanaf 300 personen.

Waar kan ik een e-learning MS Teams volgen?

Je kunt op studytube een online training MS Teams volgen. Heb je nog geen account voor studytube en dat ook nog niet eerder aangevraagd? Stuur dan een email naar hrd@hu.nl

De training in Studytube heet: Online Samenwerken in MS Teams – Office 365. Er zijn meer mogelijkheden om trainingen uit het Office 365 pakket te volgen, waaronder ook OneDrive en Publicatiesites.

 

Ik heb een andere vraag hoe ik een functie in MS Teams kan gebruiken. Waar kan ik die stellen?

Wat moet ik weten over privacy in MS Teams?

  • Lees de spelregels Samenwerken in MS Teams op askHU

Ik wil super user MS Teams worden

Een functie in MS Teams doet het niet

  • Doet iets het niet? Neem dan contact op met de IT helpdesk