Welke tools kan je gebruiken voor online onderwijs?

Nu docenten niet meer met hun studenten in dezelfde ruimte kunnen zijn, wordt er online gezocht naar manieren om het onderwijs activerend te maken en de leeromgeving rijk in te richten.

Je kunt als docent echter niet zomaar alles gebruiken wat er online aan programma’s wordt aangeboden. Personen hebben recht op bescherming van hun persoonsgegevens. Onderwijsinstellingen hebben dus de plicht die bescherming te borgen. Dit is gevat in de wet Algmene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Gratis online tools verzamelen en gebruiken vaak de persoonsgegevens die docenten en studenten erin achterlaten. Als er geen (betaalde) overeenkomst is met de leverancier, met daarbij een gegevensverwerkingsovereenkomst, is er geen enkele mogelijkheid voor de HU om die gegevens te beschermen. Het gebruik ervan is dus bij wet simpelweg verboden.

Een student kan dan alsnog toestemming geven om mee te doen met de tool. Maar hij mag daartoe op geen enkele manier verplicht worden. Het gebruik van de tool mag dus geen voorwaarde zijn om deel te nemen aan onderwijs, of te slagen voor een toets.
En informatie die via de tool wordt verstrekt, of kennis die ermee door de student kan worden opgedaan, moet van vergelijkbaar niveau beschikbaar zijn op een andere manier.

Extra aandacht voor tools die met (video)beelden werken

• Gebruik voor videocontact de tools die door de HU worden ondersteund: MS Teams, Skype for Business (voor 1-op-1-contact) en BigBlueButton van Canvas.
• Tools waar de HU geen licentie voor heeft afgesloten, kan je voor videocontact niet gebruiken. Je ontzegt dan namelijk toegang tot onderwijs aan studenten die niet via die tool willen deelnemen. Dus bijvoorbeeld Zoom en Hangouts kan je niet gebruiken.
• Het maken van screenshots, geluidsopnames en video-opnames is niet toegestaan, tenzij er expliciete toestemming is van iedereen die in beeld is. Dit geldt voor álle tools, dus ook als er een verwerkingsovereenkomst mee is!

Er is een overeenkomst tussen de HU en de leverancier

Als de HU een verwerkingsovereenkomst heeft met de leverancier, kan je de tool gebruiken. Dat geldt voor alle tools die worden ondersteund door DLO en ICT. Twijfel je? Neem dan contact op met DLO.

Let op: er zijn tools beschikbaar binnen de HU die ook online gratis te vinden zijn. De tool kan alleen veilig gebruikt worden als je de versie gebruikt die onder HU-beheer valt. Bijvoorbeeld: Canvas is gratis online beschikbaar voor iedereen binnen en buiten de HU. Maar over deze gratis versie is er geen verwerkingsovereenkomst. Deze versie is niet veilig te gebruiken. Dit geldt voor meer tools van de HU. Let dus op dat je inlogt in de versie die van de HU is.

Als je met je HU-laptop werkt, vind je in het Software Center de juiste versies van HU-applicaties.

Voorbeelden: Canvas, GradeWork, TestVision, FeedPulse, Big Blue Button, myHU, MS Teams, Office 365, Osiris.

De tool kan gebruikt worden zonder persoonsgegevens op te geven

Als de tool gebruikt kan worden zonder dat studenten en de docent persoonsgegevens hoeven op te geven, kan de tool ook gebruikt worden.

Wat zijn persoonsgegevens?
Als je eenvoudig zonder overbodige inspanning gegevens kan herleiden tot een persoon, zijn het een persoonsgegevens.

Bijvoorbeeld: je volledige naam, een e-mailadres, maar ook combinaties van bijvoorbeeld een groep namen en een opleiding, of locatiegegevens.

Let op: als je studenten uitnodigt om deel te nemen via de tool en daarbij hun e-mailadressen moet opgeven, dan geef jij als docent persoonsgegevens van de studenten ‘weg’. Dit mag niet zonder toestemming vooraf van de student.

Voorbeelden: presentatie- en quiztools als Mentimeter en Padlet.

De tool is optioneel voor studenten, maar niet noodzakelijk

Als studenten toestemming geven om hun gegevens te laten verwerken in een tool, dan kan je hem voor die studenten gebruiken. Je mag je studenten er echter niet toe verplichten. Dus het mag ook geen voorwaarde zijn om toegang te krijgen tot onderwijs, of te kunnen slagen voor de cursus. Informatie en formatieve feedback die je via de tool deelt, moet dus ook toegankelijk zijn via de tools van de HU.

Bijvoorbeeld:
Je wil studenten feedback geven via WhatsApp. Met de leverancier van WhatsApp (Facebook) is geen verwerkingsovereenkomst. Studenten kunnen toestemming geven om via WhatsApp met een docent te communiceren. Als een student dat niet wil, moet de docent ervoor zorgen dat de feedback via bijvoorbeeld MS Teams of Canvas wordt gegeven. Je zult dus altijd moeten inrichten dat de studenten contact met jou kunnen hebben via een van de daartoe beschikbare tools van de HU.

Tweede voorbeeld
Je hebt een stuk theorie aangeboden in Lessonup. De tool is daarmee noodzakelijk geworden. Om bij die theorie te kunnen komen, moeten studenten een account aanmaken in Lessonup. Je ontzegt studenten die dat niet willen, dus toegang tot de theorie. Dat mag niet.

Nog een voorbeeld:
Je mag je studenten niet vragen om in de gratis app Canva (niet te verwarren met Canvas) een infographic te maken. Wel kan je ze de opdracht geven een infographic te maken waarbij ze zelf mogen kiezen wat ze daarvoor gebruiken.

Een aantal regels op een rijtje: 

• Een student is nooit verplicht om een account aan te maken bij een tool die niet van de HU is. Dit mag je dus ook niet verplicht stellen binnen een cursus. Je kunt studenten wel adviseren om een bepaalde tool te gebruiken. 
• Een student is nooit verplicht om zijn volledige en/of echte naam in te vullen bij een externe tool. Alleen de voornaam of je initialen zijn voldoende, maar er mag ook voor gekozen worden om een alias in te vullen. 
• Een student mag altijd weigeren om een app te installeren of te downloaden.
  
• Een student is nooit verplicht om foto- of videomateriaal van zichzelf te delen. Dit mag geweigerd worden. Dit geldt dus ook voor het opnemen van digitale colleges. 
• Het maken van screenshots of (geluids)opnames is niet toegestaan, tenzij er expliciete toestemming is van iedereen die in beeld is.

Wil je zelf een aantal casussen beoordelen? Bekijk de flashcards hieronder en zie of je het in de vingers hebt!