Clean Desk

Clean Desk Policy

Binnen de HU wordt al geruime tijd gebruik gemaakt van het Flexwerk concept. Met het huidige huisvestingsbeleid vervaagt de scheiding tussen de open en gesloten delen van de gebouwen. Hierdoor komt er steeds meer overlap tussen werkplekken van studenten en van medewerkers. Het goed omgaan met vertrouwelijke informatie en documenten wordt dan ook steeds belangrijker.

Documenten die op een flexplek liggen zijn voor iedereen toegankelijk. Iedereen heeft wel te maken met vertrouwelijke informatie. Al zijn het facturen, studentgegevens, examenvragen, cijferlijsten, contracten etc. Het is daarom van belang dat werkplekken overzichtelijk en opgeruimd zijn, om te voorkomen dat buitenstaanders of kwaadwillenden vertrouwelijke informatie in handen krijgen. Met een clean desk wordt de kans op fraude, misbruik en datalekken vermindert.

 

Hoe houd je een clean desk?

Om snel en gemakkelijk een clean desk in te voeren, worden de drie ‘P’s’ voor een efficiënte en veilige werkplek aangeraden:

PLAN – Maak elke ochtend een korte planning. Zorg dat je alleen de dingen die je die dag nodig hebt voor je werk, op je bureau hebt liggen. Begin elke dag met een kleine planning, dat hoeft niet langer dan een paar minuten te duren, waarin je de documenten klaarlegt die je die dag nodig hebt. Alle andere documenten, ordners en archieven bewaar je uit het zicht.

PROTECT – Bescherm alle informatie als je je werkplek verlaat. Je bent natuurlijk niet altijd achter je bureau te vinden. Maak het een automatisme, dat elke keer als je je werkplek verlaat, je een korte check doet of er gevoelige informatie op je bureau of computer staat. Zorg dat documenten opgeborgen zijn en zet je computer even op stand-by. Als je iets uitgeprint hebt zorg dan dat je de papieren meeneemt. Het kan wel eens wat langer duren voordat de printer klaar is met de printopdracht. Heb dus geduld en loop niet ongeduldig weg.

PICK UP – Aan het einde van de dag. Als je aan het einde van de dag je werkplek verlaat, vergeet dan niet de documenten die op je bureau liggen op te ruimen. Als je er aan gewend bent je bureau op te ruimen voordat je je werk verlaat, zul je merken dat je in de ochtend ook productiever bent. Een schoon, opgeruimd kantoor bevordert je productiviteit!

Het is van essentieel belang dat je gevoelige documenten niet zomaar in een vuilnisbak gooit. De veiligste en meest milieuvriendelijke optie om al je gegevens goed te beschermen, is door gebruik te maken van de afgesloten blauwe containers. Heb je aan het einde van de dag documenten nog niet helemaal verwerkt, plaats deze documenten in afgesloten kasten of neem deze mee in je tas. Zodat het bureau leeg is voordat je weggaat.

 

Help elkaar

Een schone en veilige werkomgeving creëren we met elkaar. Dus:

  • lock je computer,
  • laat geen vertrouwelijke informatie achter,
  • wacht op je printjes,
  • spreek mensen aan en
  • vernietig vertrouwelijke documenten.

 

We wensen je een opgeruimde en veilige werkplek toe