Sprint UMC Utrecht
September, oktober 2019
Voorbereiding
Met de opdrachtgever (UMC Matrix) inventariseerden we wat de eisen en randvoorwaarden waren. Daarnaast lieten we de experts kaartjes invullen met hun frustraties, nachtmerries, werkplezier en dromen ten aanzien van dit onderwerp. De experts waren verpleegkundigen en afdelingsassistenten van de betrokken afdelingen, facilitaire dienst, schoonmakers, logistiek, fysiotherapie. Ten slotte hebben meerdere deelnemers van het ontwikkelteam meegelopen op de afdelingen om zelf te zien wat er speelt.
Sprintvraag
Op basis van de voorbereiding is de volgende sprintvraag opgesteld:
Het ontwikkelen en toetsen van een serviceconcept voor (betere) beschikbaarheid en inzetbaarheid van rollators op de afdelingen C2 en C5 van het UMCU zodat dit concept past binnen de werkprocessen van verplegend personeel en afdelingsassistenten.
* Voor rollators is gekozen vanwege de urgentie en herkenbaarheid van dit hulpmiddel. Het bovenliggend doel is een serviceconcept voor verschillende typen medische hulpmiddelen.
Dag 1 – Mapping
30 september 2019
Naar aanleiding van onze voorbereidingen hadden we veel data, die deelden we met elkaar en probeerden we ons eigen te maken, om zo grip te krijgen op de kern van het probleem. We hebben o.a. een customer journey en persona gemaakt voor de verpleegkundige die een rollator zoekt. Tot slot hebben we geïnventariseerd welke aannames we hadden en welke vragen we nog beantwoord wilden hebben voordat we ideeën gaan bedenken.
Dag 2 – Sketching
1 oktober 2019
Dag 2 begon met een inspiratiesessie: we deelden (analogieën) met elkaar. Daarna stelden we ‘Hoe kunnen we-vragen’ (HKW) op. Deze vragen hebben we vervolgens geclusterd op thema. Tot slot stemden we op welke HKW we ons wilden richten.
Deze HKW luidde: HKW ervoor zorgen dat de VPK en de patiënt tijdig een schone, onderhouden en passende rollator hebben? Deze vraag hebben we opgedeeld in vier delen (tijdig, schoon, onderhouden, passend) waarvoor we ideeën hebben gegenereerd (individueel en samen). Ook deze ideeën hebben we geclusterd en op gestemd. De gekozen ideeën zijn geplot op een canvas: wat is de waarde voor de gebruiker versus haalbaarheid van de implementatie.
Dag 3 – Deciding & prototyping
3 oktober 2019
Dag 3 stond in het teken van het conceptualiseren & prototypen. Iedereen heeft individueel ideeën geconceptualiseerd; vervolgens hebben we die met elkaar gedeeld, gestemd, en uiteindelijk gekozen voor een concept.
Prototyping: uitwerken van de onderdelen:
- Storyboard: hoe ziet het nieuwe proces eruit vanaf het moment dat een patiënt een rollator moet krijgen tot het moment dat de patiënt deze niet meer nodig heeft?
- Service blueprint: wat betekent dit storyboard voor alle betrokkenen & technologie? Welke acties zijn nodig van welke rollen /technologie om dit te ondersteunen?
- Hoe ziet de technologie eruit voor elke rol? (prototype van app)
- Fysieke ‘touchpoint’ voor vpk: rollator HUB bij de afdeling
Dag 4 – Testing
4 oktober 2019
De prototypes werden twee keer getest: test 1 was met verpleegkundigen, assistenten, schoonmaak en logistiek; test 2 met verschillende mensen van de technische afdeling
De test startte op de fysieke HUB en werd vervolgd in een lege kamer waar de service blueprint en het scenario werden uitgelegd.
