Privacytips bij video-opnames

Als je een online college geeft, kan het heel handig zijn om het college direct op te nemen. Let bij het opnemen van je college wel op de privacy van jezelf en je studenten. Tijdens een opname mogen er geen studenten in beeld komen, ook niet als je daarvoor toestemming zou krijgen. Dit is slechts in zeer uitzonderlijke gevallen toegestaan. Bouw daarom aparte momenten in voor interactie en vragen en zet dan de opname even stop. Let ook op wat er in je presentatie staat (denk aan namen, emailadressen of foto’s).  Wil je meer weten over persoonsgegevens en hoe je rekening kunt houden met de privacy van jou en je studenten, lees dan dit blog.

Een opname in een hoorcollege regel je samen met HU Video. Bij een opname in een collegezaal komen studenten niet in beeld en zijn ze ook niet hoorbaar. Het is wel belangrijk studenten er op te attenderen dat er een opname plaatsvindt, zodat ze weten dat als ze naar voren lopen, ze wel in beeld komen en  hoorbaar zijn. De opname wordt altijd automatisch naar het MAM ge-upload. Je ontvangt de link per e-mail. Meer informatie over het MAM vind je hier.

Een video-opname kan voor verschillende onderwijsdoelen worden gebruikt. Je wil bijvoorbeeld een kennisclip maken, zodat studenten of andere geïnteresseerden hier op een later moment naar kunnen kijken. Of je wil een praktijksituatie opnemen zodat studenten deze vaardigheden terug kunnen zien. Denk aan een medische behandeling of een interview.

Maak bij het maken van schermopnamen altijd gebruik van de door de HU beschikbaar gestelde tools. Zie hiervoor https://husite.nl/digitalehu2/afstandsonderwijs/welke-tools-kan-je-gebruiken/

Toestemming

De mensen die in jouw video in beeld komen, moeten hiervoor expliciet toestemming hebben gegeven. Ook moet voor hen duidelijk zijn dat deze toestemming vrijwillig is en voor welk doel je de opnames maakt. Je kunt toestemming vragen via dit toestemmingsformulier. Houd er rekening mee dat mensen hun toestemming ook weer in kunnen trekken en je hen dan uit het filmpje moet verwijderen.

Bewaren en delen

De AVG schrijft voor dat we persoonsgegevens niet eindeloos mogen bewaren. Daarom is het belangrijk vooraf te bepalen wat het doel van je video (en de gegevensverwerking) is en welke bewaartermijn hier bij hoort (passend of voorgeschreven bij het doel). Je mag de video vanuit privacy oogpunt dus niet “alvast” of “achter-de-hand” opslaan. Je moet een duidelijk doel hebben en dit creëer je door vooraf na te denken hoe je de video wil gebruiken.

Deel de video altijd via de media-omgeving van de HU: het MAM en niet door te mailen naar je klas.

Als je de opname als bestand in het MAM hebt opgeslagen, verwijder de opname dan ook direct van je eigen apparaat en vervolgens direct uit de prullenbak. Hoe korter de video op je eigen apparaat staat, hoe kleiner de kans is op fouten.

Het is belangrijk dat je materiaal dat je in je online college gebruikt, van tevoren checkt op bijvoorbeeld auteursrechten. Plaats een verwijzing naar de bron en controleer of er vanuit auteursrecht geen beperkingen zijn. Hierover kun je meer lezen op https://bibliotheek.hu.nl/hulp-en-ondersteuning/auteursrechten/

Om de vaardigheden van een student te toetsen en (nogmaals) te kunnen valideren, is het vaak nodig om het praktijkexamen van de student te filmen. Het kan gaan om een presentatie van een student of een toets op bepaalde praktische vaardigheden.

Gerechtvaardigd belang als grondslag voor de opname

Omdat het gaat om een opname van een vaardigheid die van belang is voor de beoordeling, kunnen we ons hier baseren op de grondslag gerechtvaardigd belang. De HU moet de beoordeling kunnen valideren en de student moet de mogelijkheid hebben via de opnames bezwaar te maken tegen de beoordeling. De afweging van het belang van de opnames is dan zwaarder dan het privacybelang van de student. Geef daarbij ook aan voor welk doel je het assessment opneemt en hoe en hoelang je de opname bewaart.

Studenten kunnen bij de examencommissie bezwaar maken tegen opnames. Zij zullen dan doorverwezen worden naar de Functionaris Gegevensbescherming die het bezwaar met hen zal doornemen.

Toestemming nodig van andere deelnemers

Indien er andere mensen op de opname staan, bijvoorbeeld als je een patiënt behandeling hebt opgenomen, dan moet er wel toestemming gevraagd zijn aan deze persoon. Geef ook hier aan voor welk doel je het assessment opneemt en hoe en hoelang je de opname bewaart. Daarnaast moet de andere deelnemer geïnformeerd zijn dat hij de toestemming weer in kan trekken. Hier vind je een voorbeeld een  toestemmingsformulier.

Bewaren

Als je de opname als bestand in het MAM hebt opgeslagen, verwijder de opname dan ook direct van je computer en direct uit de prullenbak. Hoe korter de video op je eigen apparaat staat, hoe kleiner de kans is op fouten.

Bij sommige opleidingen en vakken vragen we van de student om een video of audio te maken van hun vaardigheden. Zo filmen studenten bijvoorbeeld een lessituatie waarin zij zelf voor de klas staan, een gesprek met een cliënt of een behandeling van een patiënt.

Toestemming

In al deze situaties geldt dat deze beelden herleidbaar zijn tot (minderjarige) personen. Het is dan noodzakelijk dat zij vooraf toestemming hebben gegeven, dat deze toestemming vrijwillig is en dat het voor de deelnemers duidelijk is met welk doel zij worden gefilmd. Bij kinderen onder de 16 jaar moeten hun ouders toestemming geven.

Zorg er dus voor toe dat studenten weten dat en hoe zij rekening moeten houden met de privacy van de mensen die zij  filmen en dat zij zorgen dat ze toestemming hebben verkregen via een toestemmingsformulier.

Bewaren en delen

Studenten kunnen hun video-product zelf delen. Als het gaat om een summatieve toets, dan kunnen zij de opname naar het MAM uploaden via de inleverwebsite van hun instituut. Is het geen toets? Deel de video dan bijvoorbeeld met je HU-account via Onedrive.

Klik hier voor een instructie over het delen van bestanden in OneDrive.

Tot slot:

Geef je studenten instructie dat ze de video niet delen via de e-mail, whats app of andere sociale media. Wijs studenten er ook op dat als ze het bestand in het MAM hebben opgeslagen, ze de opname dan ook direct van hun eigen apparaat verwijderen en direct uit de prullenbak. Hoe korter de video op je eigen apparaat staat, hoe kleiner de kans is op fouten.

Belangrijke richtlijnen voor studenten vind je hier: