Wij krijgen regelmatig de vragen: Hoe borgen we dat we voor de accreditatie alles goed op orde hebben? Hoe zit het nu precies met onderwijsdata; moet ik het bewaren, hoe lang moet ik het bewaren en wat gebeurt er nadat die termijn is afgelopen?
Waar? Het e-depot
Momenteel is IM&ICT team Media bezig met het inrichten van een digitaal HU archief, het e-depot, waar digitaal summatief werk centraal wordt opgeslagen. Voordat toepassingen als DPF en Sharepoint Inleverbieb/Cursussite er uit gaan, wordt het werk veilig in het e-depot opgeslagen. Bij het opslaan van de data wordt zogenoemde metadata meegegeven zodat het gearchiveerde werk ook weer makkelijk is terug te vinden en kan worden gerelateerd aan het doel van het inleveren. Verder bevat de metadata de maximale bewaarperiode. Bijvoorbeeld: een toets is gerelateerd aan een cursuscode. De cursuscode moet dan ook in de metadata worden opgenomen zodat de relatie tussen toets en ingeleverd werk zichtbaar en vindbaar blijft in het archief.
Momenteel werken de applicaties Gradework en Testvision met een eigen lokaal archief en is de archieffunctie geborgd. In de nabije toekomst wordt onderzocht of deze data ook in het e-depot kan worden opgenomen of vindbaar gemaakt kan worden.
Archiveren met bewaarplicht
Archiveren heeft verschillende functies. Zo moet een student bewijslast kunnen aanleveren als hij elders zijn studie wil vervolgen. Of moet er middels een bezwaarprocedure (referentie) bestanden opgezocht kunnen worden. De meest prangende functie om het archief zorgvuldig in te richten heeft te maken met de accreditatie. Dat is het moment om aan de hand van toetsen de kwaliteit van het onderwijs te bewijzen.
De term archiveren wordt ook vaak gebruikt voor documenten die niet meer actueel zijn, maar geen bewaarplicht hebben. Bijvoorbeeld een jaarverslag uit 2017 van een instituut of notulen van een MT vergadering. Om het onderscheid te maken tussen documenten die een bewaarplicht hebben en welke niet, hanteren we de zogenoemde Selectielijst die vereniging van Hogescholen heeft opgesteld. Hierin staat per documentsoort aangegeven hoe lang dit bewaard moet blijven. De HU conformeert zich aan deze wettelijke bepalingen. Denk in dat geval aan tentamens, toetsen, portfolio’s waar een beoordeling aan vast zit. Voor het gebruik van het e-depot is het dan ook noodzakelijk dat de binnenkomende documenten te linken zijn aan een hoofdstuk in de selectielijst.
Onderwijscontent
Met de inrichting van de DLO zijn er veel nieuwe digitale systemen bij gekomen die archiefwaardig materiaal bevatten. De DLO richt zich dan ook op onderwijs gerelateerde data en specifiek dan op summatief werk; dus werk waar een beoordeling aan vast zit. Belangrijk is dat het niet alleen gaat om het gemaakte werk van de student, maar ook de opdracht en de grading rubric onderdeel zijn van het pakket wat bewaard moet worden.
Formatief toetsen beschouwen we als onderdeel van het lesmateriaal, waarmee het aan andere eisen moet voldoen en niet in het e-depot wordt opgeslagen doordat een relatie met de selectielijst ontbreekt.
Hoe lang bewaren?
Wanneer je persoonsgegevens opslaat voor werk, studie of onderzoek mag dit slechts voor een bepaalde periode. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) verplicht je allereerst een specifiek doel voor de verwerking van de gegevens vast te stellen en vervolgens de bewaartermijn aan dat doel te relateren. Op AskHU vind je de selectielijst en meer informatie over bewaartermijnen.
Gegevens moeten na het realiseren van het vastgestelde doel vernietigd te worden. Bestanden worden na die vooraf vastgestelde periode dan ook volledig en automatisch vernietigd uit het e-depot.
Wie hebben toegang?
Omdat het centrale archief, het e-depot, veel data bevat en niet iedereen zomaar toegang krijgt tot die data, is toegang beperkt tot een selecte groep medewerkers. Ook deze gebruikers – veelal superusers – hebben slechts rechten tot dat deel van hun instituut waar zij recht toe mogen hebben. Een superuser is vanuit het instituut de schakel voor o.a. examencommissie, auditors, enz.
Wat is e-depot absoluut niet?
Het e-depot is geen ‘veredelde opslagschijf’. Het e-depot is opgezet om aan de wettelijke- en HU richtlijnen de voldoen en bevat alleen die data die gedurende een bepaalde periode bewaard moet blijven. Het e-depot kan dan ook niet te pas en te onpas worden benaderd om data op te halen of om niet-archiefdata op te slaan. De ontsluiting van data zal waar nodig nader worden uitgewerkt, maar mogelijk dat in deze behoefte via super-users zal worden voorzien. Het opslaan van niet-archiefdata kan bijvoorbeeld op OneDrive, Publicatiesite of On-Premise. Meer informatie hierover volgt nog.