EventPlanner

In de EventPlanner vragen medewerkers van de HU evenementen aan. Deze aanvragen moeten beoordeeld worden of ze naast de lessen en toetsen kunnen plaatsvinden in de gebouwen van de Hogeschool Utrecht. Het gaat dan om bijvoorbeeld diploma-uitreikingen, conferenties, open dagen, meeloopdagen etc. Daarnaast biedt de EventPlanner inzicht in de Evenementenkalender, alle medewerkers van de HU kunnen deze kalender inzien, hierin staan alle aangevraagde evenementen.

Wat heb ik aan de EventPlanner?

De EventPlanner vervangt een verouderde SharePoint site, het is een nieuwe applicatie waarin afstemming plaatsvindt over of een evenement kan en mag plaatsvinden in een HU gebouw.

De EventPlanner app is een MVP* (Minimum Viable Product) versie, een intuïtieve app waar alle functionaliteiten van de SharePoint site zijn opgenomen. Verder is het aanvraagformulier sterk vereenvoudigd en is er een verbeterd dashboard toegevoegd. De komende tijd zal de app met behulp van de input van gebruikers, verder worden uitgebreid en doorontwikkeld.

*In het kort gezegd is een MVP (Minimum Viable Product) “de meest simpele versie van je product, waarmee je daadwerkelijk waarde kunt bieden aan je gebruiker”. De huidige opgeleverde MVP versie omvat:

  • Aanvragers kunnen een aanvraag indienen (incl. validatie op HU-kaders);
  • Beoordelaars kunnen aanvragen beoordelen;
  • Er kan onderling gecommuniceerd worden:
    • Tussen aanvrager en beoordelaar,
    • En tussen de beoordelaars onderling (P&R en Facilities)
  • Alle gebruikers van de app hebben overzicht in hun aanvragen en de status van hun aanvragen (persoonlijk dashboard)
  • Verder hebben alle medewerkers van de HU leesrechten voor de Evenementenkalender.

Inloggen

De EventPlanner is bedoelt voor alle medewerkers binnen de HU. Per Instituut, Dienst en Lectoraat zijn er aanvragers benoemd binnen de HU en de beoordelaars zitten bij Dienst Bedrijfsvoering (afdeling Vastgoed en Facilities & afdeling Onderwijslogistiek). Alle medewerkers van de HU hebben toegang tot de Evenementenkalender in de EventPlanner. Alleen benoemde aanvragers kunnen aanvragen indienen en de benoemde beoordelaars kunnen aanvragen beoordelen.

Mocht je zelf een aanvraag willen doen voor een evenement, dan kan dit via de aanvrager benoemd voor je Instituut, Dienst of Lectoraat. Vind je aanvrager door in te loggen in de EventPlanner, ga naar de Evenementenkalender en via de filtermogelijkheid “Aanvragers” kan je zien wie benoemd zijn voor jouw organisatieonderdeel.

Toegang krijgen tot de EventPlanner krijg je door deze stappen te doorlopen:

  1. Ga naar https://eventplanner.hu.nl
  2. Log in met je HU account (Single Sign On)
  3. Je beginpagina is de Evenementenkalender!
  4. Wil je een aanvrager worden, volg dan de instructie in de mededeling die je ziet op deze beginpagina.

Informatiesite

Ter ondersteuning van de nieuwe app is er een nieuwe Informatiesite HU Evenementenproces op SharePoint gebouwd. Deze site is gemaakt ter ondersteuning van de gebruikers van de EventPlanner app. Hier vind je o.a.:

  • Een handleiding voor het gebruik van de EventPlanner app,
  • Het HU Evenementenbeleid,
  • Informatie over het inbelspreekuur Evenementen,
  • Een uitleg over hoe je de geroosterde ruimtes van events kunt terugvinden op mijnrooster.hu.nl

De site zal ook gebruikt worden voor aankondigingen en aanvullende informatie over het evenementenproces. N.B. Uiteindelijk zal de informatie op deze site geïntegreerd worden in de EventPlanner app (doorontwikkeling).

Contact