Digitale werkomgeving
OneDrive Migratie: Veel gestelde vragen voor medewerkers

OneDrive Migratie: Veel gestelde vragen voor medewerkers

Met de introductie van OneDrive voor Bedrijven als standaard opslag voor je persoonlijke school en/of werk bestanden vereenvoudigen we de manier van opslag en delen. OneDrive is altijd direct beschikbaar.

Uitnodiging ontvangen?

Wellicht wil je nu meer weten over de migratie en/of over OneDrive?

Hieronder een selectie van veel gestelde vragen, we hebben ook een kennisbank beschikbaar voor medewerkers en studenten met algemene vragen en antwoorden over het gebruik van OneDrive.

Waar zijn mijn (gemigreerde) documenten terug te vinden

De bestanden die je eerst op de netwerkschijf (H-schijf) had staan, zijn gemigreerd naar de map BackupHU in OneDrive. Daar vind je ook de oude speciale folders Desktop, Documents, My Pictures, My Music en My Videos. My Pictures, My Music en My Videos vind je in de map “Documents” in BackupHU.

Je bestanden kun je op twee manieren ter vinden.

  1. Met behulp van de verkenner op je Laptop/PC (zie schermafbeelding hieronder)
  2. Online je bestanden bekijken door te navigeren naar https://portal.office.com en dan te navigeren naar de folder BackupHU

Voor meer details over de mogelijkheden hoe te navigeren naar deze werkbestanden van Hogeschool Utrecht OneDrive klik je hier

Schermafbeelding: Je bestanden

Waarom zie ik documenten niet meer op mijn desktop na de migratie?

Voorheen verwezen de snelkoppelingen zoals ‘Bureaublad’, ‘Documenten’, ‘Afbeeldingen’ naar mappen op de netwerkschijf (H schijf). In de nieuwe situatie verwijzen deze snelkoppelingen naar mappen in OneDrive. Maar dit zijn andere mappen dan die gemigreerd zijn naar BackupHU in OneDrive. Daarom zie je andere of geen bestanden wanneer je klikt op de koppelingen naar de speciale folders zoals ‘Bureaublad’ of ‘Documenten.

Wil je de bestanden automatisch weer terugzetten? In het Start menu kun je de applicatie OneDrive Relocate BackupHU Data vinden. Met deze applicatie is het mogelijk om alle documenten uit BackupHU terug te zetten naar de nieuwe speciale folders Desktop, Documents, Pictures, Music en Videos in OneDrive. Daarna kan je vervolgens je bestanden weer eenvoudig terugvinden. Uiteraard kun je ook handmatig de bestanden verplaatsen.

Hulp nodig met verplaatsen met behulp van de applicatie: Volg deze link naar uitgebreide instructies

Zijn er apps beschikbaar voor OneDrive?

Je kunt gebruik maken van de OneDrive app op al je (mobiele) devices.

Ook kun je gebruik maken van de Mobile device app en de handige browser extensies. hieronder een overzicht van alle links

Waar moet ik nu al mijn persoonlijke werkdocumenten opslaan?

Wellicht hoor je collega’s nog praten over de H drive (Mijn documenten).  Je H drive was een netwerk locatie op je laptop, waar je bestanden kunt opslaan binnen het Netwerk van Hogeschool Utrecht.  Elke medewerker had een dergelijke schijf voor de migratie. Vanaf nu werk je dus volledig in de Cloud met OneDrive – Stichting Hogeschool Utrecht.

Deze kun je ook via de verkenner terugvinden, let op dat je de juist OneDrive gebruikt
(OneDrive – Stichting Hogeschool Utrecht)

Wil je meer weten over hoe wij werken binnen Hogeschool Utrecht met Office365 producten kijk dan hier

Ik zie nog wel een OneDrive icoontje op mijn privé Windows PC/Laptop

Er zijn meerdere versies;

  1. Een persoonlijke (gratis) versie genaamd OneDrive voor thuis account en persoonlijke account. Hiervoor maak je zelf een account aan en staat verder los van Hogeschool Utrecht. (Op dit moment nog een grijs icoontje)
  2. OneDrive voor werk- of school account. Dit account is gekoppeld aan je HU inlog, met dit account kan je inloggen en gedurende je loopbaan gebruik maken van Office (Online en Offline).

Afhankelijk met welk account je inlogt op OneDrive zie de een of meerdere locatie zoals hieronder weergegeven. Je hebt de mogelijkheid om de persoonlijke versie te gebruiken naast je werk- of school account. Let op dat je werk gerelateerde bestanden op de juist locatie opslaat.

De volgende schermafbeelding toont na het inloggen een persoonlijke en een werk (OneDrive – Stichting Hogeschool Utrecht) locatie.  Extra additionele bibliotheken zie je apart vermeld.

Ik krijg op mijn privé laptop/computer een vraag of ik mijn folders wil back-uppen?

Je kunt op je privé computer het HU account toevoegen aan de OneDrive applicatie. Wanneer je de vraag krijgt om folders te back-uppen, raden we je aan om dit niet te doen, omdat met deze actie de inhoud van de bestaande mappen Bureaublad (Desktop), Documenten (Documents) en Afbeeldingen (Pictures) van je eigen privé computer verplaatst worden naar de HU OneDrive locatie. Hiermee zet je privé bestanden in het HU domein.

Dit kan tot gevolg hebben dat je hiertoe geen toegang meer hebt als je geen actief account meer bij de HU hebt.  Als deze optie verschijnt na het aanmelden in de OneDrive applicatie, sluit dan dit venster.

Maak gebruik van een privé/persoonlijke account als je gebruik wilt maken van cloud back up voor je persoonlijke bestanden.

Als deze optie verschijnt na het aanmelden in de OneDrive applicatie met je HU account, sluit dan dit venster:

Vanaf 13 juni zal je hierop ook geattendeerd worden in de gebruikersovereenkomst die je dan dient goed te keuren om toegang te krijgen.

Hoeveel ruimte krijg ik?

Je kunt tot 1 TB  aan bestanden opslaan. Documenten worden automatisch gecontroleerd op virussen. Let op dat de hoeveelheid ruimte ook afhankelijk is op de wijze waarop je werkt en de beschikbare ruimte op je laptop.

Wil je meer weten over hoe je efficient met je ruimte om kunt gaan en wat het verschil is tussen offline en online werken?
Klik dan hier.

 

Zijn er beperkingen?

De volgende beperkingen zijn ingesteld door beleid van Hogeschool Utrecht of zijn standaard.

  • Maximale upload grootte van een bestand is 250 GB
  • De volgende karakters zijn niet toegestaan in bestand of foldernamen: ” * : < > ? / \ |
  • Volledige pad mag niet langer zijn dan 400 tekens
  • Je systeem dient te voldoen aan de minimale veiligheidseisen om te kunnen synchroniseren
  • Sommige documenten bibliotheken en/of sites kun je niet synchroniseren

Dit zijn de belangrijkste punten voor meer informatie over beperkingen kijk je op de volgende site.

Wat verandert er voor mij op een HU computer?

Voorheen verwezen de snelkoppelingen zoals ‘Bureaublad’, ‘Documenten’, ‘Afbeeldingen’ naar mappen op de netwerkschijf (H-schijf). Nadat je werkplek is omgezet voor gebruik van OneDrive als standaard opslaglocatie, is het niet meer mogelijk om je H-Schijf te benaderen. In plaats hiervan zullen de speciale folders zoals ‘Bureaublad’, ‘Documenten’, ‘Afbeeldingen’ gelinkt worden naar mappen in OneDrive. Tijdens de omzetting zijn de volgende mappen aangemaakt in OneDrive mits deze niet bestonden: ‘Desktop’, ‘Documents’, ‘Pictures’, ‘Music’ en ‘Videos’. Naar deze mappen verwijzen de gelijknamige snelkoppelingen in de Windows verkenner

 

Wat veranderd er op een privé apparaat?

Er veranderd niks aan het gebruik van de OneDrive app op privé apparaten. Om je te attenderen op het vanuit HU ongewenste scenario dat je de inhoud van profielfolders van je privé apparaat verplaatst naar de HU OneDrive locatie, zal je wel eenmalig een gebruikersovereenkomst moeten inzien en accepteren als je de OneDrive app gebruikt. Mocht je echter eerst de Teams app starten, dan zal deze gebruikersovereenkomst ook getoond worden. Dit komt omdat zowel Teams als OneDrive dezelfde bron aanroepen.

Waar kan ik meer leren over OneDrive?

 

Voor medewerkers hebben we een micro online-training beschikbaar: Kijk op StudyTube en ontdek ook andere handige trainingen.

Er is een community waar medewerkers elkaar helpen:
klik hier als je medewerker bent en lid wilt worden van deze community

Op de supportpagina van Microsoft OneDrive Help & Learning – Microsoft Ondersteuning kun je algemene instructies vinden, let op dat sommige functies mogelijk niet zijn ingeschakeld zijn.

Veel gestelde vragen aan onze ICT-afdeling kun je ook terugvinden in ons kennisbank.

Ik heb een andere vraag hoe ik een functie in OneDrive kan gebruiken. Waar kan ik die stellen?

  • Op deze pagina op ons Kennisbank kun je veel informatie over het gebruik van functionaliteiten van OneDrive vinden.
  • Heb je een specifieke case of complexe vraagstuk? Neem contact op met de helpdesk onze specialisten kunnen je dan adviseren.

 

 

Een functie in doet het niet

  • Doet iets het niet? Neem dan contact op met de IT helpdesk
  • Let op geen ondersteuning op persoonlijke devices