Samenwerken in MS Teams

Een break-out room is een optie om in kleine teams tijdelijk verder te werken om hier gebruik van te maken moet je aan de volgende voorwaarden voldaan:

• Je bent de organisator van de meeting; Dat wil zeggen alleen de persoon die de online vergadering ingepland kan break-out rooms maken.
• Je moet gebruik maken van de Microsoft Teams app om deze optie te gebruiken

Heb je deze stappen gedaan dan heb je nu de optie “Aparte vergaderuimtes” maken in je werkbalk, wil je van tevoren een break-out room klaarzetten? Lees dan de volgende instructies

Goed om te weten:

• Een guest (externe) gebruiker binnen een team kan geen break-out rooms maken
• Je kunt via de hoofdkamer een aankondiging verzenden naar alle break-out rooms
• De (vergaderopties) instellingen zijn per ruimte in te stellen
• Je kun instellen of deelnemers zelfstandig mogen terugkeren naar de hoofdvergadering, dit is een instellingen in de hoofdvergadering. Uitgebreide instructies zijn beschikbaar voor medewerkers en studenten in de volgende kennisbank items

De standaard instellingen voor alle HU medewerkers en studenten zijn als volgt. Alleen medewerkers, studenten en gasten (een externe binnen een ms team) hoeven niet in de lobby te wachten.  Zorg ervoor dat jij en je studenten inloggen met een HU account en weet waar de lobby en vergaderopties zijn zodat weet wanneer je deze wel en niet moet gebruiken.   

 Deze instellingen kunnen altijd voor en tijdens de vergadering door de organisator worden aangepast. 

De belangrijkste standaard instellingen zijn als volgt: 

– Wie hoeft niet in de lobby te wachten: Alleen personen binnen mijn organisatie en gasten
– Altijd beller de lobby laten omzeilen: Nee
– Melden wanneer bellers deelnemen aan de vergadering of deze verlaten: Ja
– Wie kan presenteren: Alleen personen binnen mijn organisatie en gasten
– Deelnemers toestaan het dempen op te heffen : Ja
– Deelnemers toestaan de chat te gebruiken : Ja

 Kijk op askICT voor een uitgebreide uitleg.

Wie kan de vergaderopties aanpassen? 
Alleen de organisator van de vergadering kan de vergaderopties aanpassen voordat de online meeting begint.   Het is goed om vooraf te bedenken of je de optie wie kan presenteren wilt aanpassen, dit kan ook voor of tijdens de vergadering. 

Waar en hoe pas je de vergaderopties aan?
Er zijn drie verschillende manieren om deze aan te passen Vergaderingsopties voor een geplande vergadering: 

1. Ga in teams naar agenda  , selecteer een geplande online vergadering en klik vervolgens op Vergaderingsopties.
2. Selecteer in een outlook uitnodiging voor een vergadering de optie Opties voor vergadering.
3. Tijdens een vergadering selecteert u deelnemers weergeven  in de besturingselementen voor vergaderingen. Kies vervolgens onder de lijst met deelnemers de optie machtigingen  beheren . 

Kennisitem; de vergaderopties met schermafbeelding 
Kennisclip: Vergaderopties 

Wat betekenen deze instellingen (vergaderopties)? 
Het is goed om te weten wat deze instellingen betekenen zodat je deze ook kunt aanpassen naar eigen behoefte. De huidige opties zijn momenteel: 

– Wie hoeft niet in de lobby te wachten: Geeft aan wie niet in de lobby hoeft te wacht, indien iemand in de lobby komt dan krijgen de deelnemers een melding, vervolgens kan de organisator en iedereen met presentatie rechten de persoon toelaten. De lobby is terug te vinden onder de optie deelnemers weergeven. 

Als je de organisator van de vergadering bent, word je gewaarschuwd wanneer iemand in de lobby wacht. 

Klik op Toestaan om ze rechtstreeks de vergadering binnen te laten, of Bekijk de lobby om ze toe te laten of te weigeren, en bekijk een lijst met iedereen die wacht. 

– Altijd beller de lobby laten omzeilen: Deze optie is niet van toepassing voor Hogeschool Utrecht omdat het nu niet mogelijk is om in te bellen: Deze optie geeft je als organisator de mogelijkheid om deelnemers die inbellen via een telefoonlijn om ze niet te laten wachten. 
– Melden wanneer bellers deelnemen aan de vergadering of deze verlaten: Hierbij kun je instellen of je een melding ontvangt wanneer iemand in de lobby wacht en ook als iemand de vergadering later binnenkomt of eerder verlaat. 
– Wie kan presenteren: Geeft aan wie de optie Inhoud delen (scherm delen) kan gebruiken, tevens kunnen deze personen mensen toelaten vanuit de lobby en de vergaderopties aanpassen zoals iedereen dempen.  

De volgende opties zijn er: 

Een paar zaken om rekening mee te houden: 

Je dient de uitnodiging voor de vergadering rechtstreeks te verzenden naar iedereen die je wilt selecteren als presentator indien je specifiek een aantal mensen wilt laten kunnen presenteren.  Je kunt vooraf geen persoon selecteren uit een andere organisatie als presentator.  (pas de rol aan tijdens de vergadering of stel in dat iedereen kan presenteren)  

Je kunt de rollen tijdens een vergadering aanpassen 

– Deelnemers toestaan het dempen op te heffen: Indien deze aan staan dan staat standaard de microfoon aan van alle deelnemers, ook kunnen zij de microfoon zelf aan- en uitzetten. Zet deze optie uit om alle deelnemers behalve de presentatoren te dempen wanneer ze deelnemen aan de vergadering. Tijdens de vergadering kun je dit ook aanpassen. 
Meer informatie over audio mogelijkheden. 

Rollen tijdens een vergadering; wie kan presenteren en meer. 
Tijdens een vergadering heb je als organisator de mogelijkheid om rollen toe te kennen aan gebruiker, je kunt kiezen uit presentator en deelnemer.  Presentatoren kunnen vrijwel alles (geen breakout rooms aanmaken) wat de organisator ook kan.  Ga tijdens de meeting naar je lijst met deelnemers om een rol aan passen  

 klik hier voor een complete lijst van wat welke rol kan .
 

Gebruik de lobby functie
Als je de organisator van de vergadering bent, word je gewaarschuwd wanneer iemand in de lobby wacht. 

Klik op Toestaan om ze rechtstreeks de vergadering binnen te laten, of Bekijk de lobby om ze toe te laten of te weigeren, en bekijk een lijst met iedereen die wacht. De lobby kun je voor iedereen actief maken en/of alleen gasten.  Wijs studenten en medewerkers erop dat ze inloggen met een eigen HU account , gasten kun je vragen een voornaam en achternaam op te geven. Zo kun je een controle  uitvoeren met bijvoorbeeld een gastenlijst.  Wil je geen melding meer ontvangen schakel dan de optie “Melden wanneer bellers deelnemen aan de vergadering of deze verlaten”uit. je ziet dan geen popuyp bericht meer maar alleen een markering onder de optie “Deelnemers weergeven”

Andere scenario’s: Tijdens een vergadering heb je als organisator de mogelijkheid om voor en tijdens de vergadering de instellingen aan te passen. Hier een aantal scenario’s:  

Een externe gastdocent kun je altijd uitnodigen voor een teams-vergadering. Het is dus niet altijd nodig om deze als gast toe te voegen aan een team. Als de links naar het college zijn gemaakt via de myrooster tool kan kun je de link naar de vergadering doorsturen naar je externe gastdocent.  De teams-vergaderingen vanuit myrooster vinden plaats buiten een specifieke MS Team.

Indien je al een bestaande MS Team hebt dan kun je ook een gastdocent uitnodigen voor een meeting binnen een kanaal, echter zijn er dan beperkingen zo is het niet mogelijk om als gast deel te nemen aan de chat (deze is ook niet zichtbaar) en kun je geen documenten delen wel kun je je scherm delen.

Indien het wel nodig is dat docent gebruik maakt dan kun je beter een meeting plannen buiten het bestaande team. Deel de link met de studenten in de chat zodat ze de juiste link kunnen vinden.

Een gastdocent komt meestal eerst in de lobby terecht geef deze toegang tot de college en pas daarna via de deelnemerslijst de optie aan zodat deze ook kan presenteren.

• Kennisclip: Uitnodigen van een gastdocent
• Kennisclip: Vergaderopties tijdens en voor de meeting
• Kennisclip: Wie mag presenteren tijdens het college

Je kunt gasten nu uitnodigen in een nieuwe type Teams. Hierdoor wordt het mogelijk om handig en veilig samen te werken.  Andere primaire functies van Teams, zoals chatten, gesprekken (posts) en samenwerken in een bestand, zijn nu ook beschikbaar voor gasten. (gasten hebben een beperkte set functies binnen Teams). De volledige instructies zijn te vinden via askict.hu.nl

Tip: Bedenk of het nodig is om een Team aan te maken of dat je volstaat met een online Meeting 

Verantwoordelijkheden en voorwaarden

• De optie is alleen beschikbaar voor nieuw Teams
  • Je dient een nieuwe Team aan te maken van het juist type
• Als teameigenaar ben je verantwoordelijk 
  • Voor het toekennen van rechten aan gasten binnen Teams.
  • Voor een zorgvuldige afweging waar je iemand toegang toe geeft.  Gasten zien alle documenten en chats binnen het Team. 
• De teameigenaar dient voldoende kennis en ervaring te hebben met MS Teams, om het te kunnen inrichten en beheren;
• Teams met gast gebruik valt onder de ICT gedragsregels.   
•   De gastgebruiker kan alleen toegang krijgen via een extra beveiliging optie: 
  • De gast gebruiker gebruikt zijn eigen identificatie methode (gebruikersnaam  en wachtwoord) van zijn/haar organisatie
  • De gast gebruiker moet gebruik maken van Tweede factor authenticatie, hiervoor moet met beschikken over smartphone waarop de app kan worden geïnstalleerd. 
• De gastgebruiker moet actief blijven in Teams van de HU om toegang te behouden (en natuurlijk lid blijven van een Team). Na een jaar inactiviteit wordt het gast account verwijderd. De gastgebruiker wordt niet automatisch uit een Teams-omgeving verwijderd. Dit moet de teameigenaar handmatig doen. Wil je een inactieve gast weer toegang geven, dan moet je hem opnieuw toevoegen aan je Team.
• De HU hanteert een Fair-Use Policy bij het toevoegen van aantal gastgebruikers in MS Teams.   We monitoren het gebruik en zullen in actie komen bij excessief gebruik van deze optie.  

Meer informatie over het gebruik en inrichting van Teams  

• De stappen voor medewerkers in eenvoudige kennisclips
  • Kennisclip: Het aanmaken van een nieuwe Team voor gasttoegang
  • Kennisclip: Een gast toevoegen aan je Team
  • Kennisclip: Wat kan een gast wel en niet in een Team

•  Onze trainingen voor medewerkers zijn te vinden op MijnTalent. We hebben er 3 gemaakt: 
  • Teams  
  •  OneDrive 
  •   Publicatie sites
• Veel gestelde vragen vind je in de  FAQ’s over Office 365 voor de HU.  hier vind je onderwerpen zoals: 
  • aanmaken van een MS Teams
  • Toevoegen van een gast in MS Teams
  • Wat kan een gast in MS Teams
• Heb je vragen of wil je op de hoogte blijven van de nieuwste ontwikkelingen word dan lid van de HU office365 community (medewerkers).  

Een medewerker van de HU heeft u uitgenodigd om als gast deel te nemen in het samenwerkingsplatform MS Teams. Volg de instructies om toegang te krijgen tot MS Teams. Let  op dat u altijd goed controleert of de uitnodiging legitiem is.

English: Please download the following instructions 

De instructies bestaan uit de volgende stappen:

• Uitnodiging accepteren
• MFA instellen bekijk de kennisklip

Hiervoor heeft u uw smartphone nodig en de juist app.

Toegang tot het HU samenwerkingen platform: Microsoft Teams

U kunt deze alleen online benaderen door eerst gebruik te maken van de link in uw uitnodiging email te gaan.  Zolang u actief lid bent van een Team blijft de toegang geldig. Bij inactiviteit wordt het account na 90 dagen verwijderd. Alle content blijft nog wel bestaan.

Wellicht heeft u de instructie al ontvangen maar u kunt de volledige instructie ook hier downloaden  

U kunt als externe gastgebruiker alleen toegang krijgen tot de HU via een extra beveiliging (Multi Factor Authenticatie), deze wordt uitgevoerd door een combinatie van uw bestaande gebruikersnaam, wachtwoord en de Microsoft Authenticator app op een smartphone/tablet. Te krijgen in de Apple App Store, en in de Google Playstore. Installeer deze app want alleen met behulp  van deze app krijgt u toegang.

Wat kunt u doen als externe gastgebruiker?

Als externe gastgebruiker heeft u niet de beschikking over de volledige functionaliteit van Teams. U kunt wel gewoon chatten, gesprekken voeren, videomeetings bijwonen en samenwerken aan bestanden.

Wat gebeurd er als ik opnieuw moet inloggen? (Opnieuw inloggen)

U kunt altijd op de link klikken in uw email zodat u direct in onze omgeving komt.  Indien u een account hebt waarbij u al gebruik maakt van Microsoft Teams  ( of Office365)  dan kunt u schakelen tussen de omgevingen. deze optie vind je rechtsbovin  in MS TEAMS , klik op de naam van uw organisatie om andere teams omgevingen te zien waar u lid van bent.  Let wel op dat er een code gevraagd zal worden, deze code vind u terug in authenticator app die u eerder heeft ingesteld.

Beschikt u niet over Office365 of u heeft een ander type account dan dient u een eenmalige code aan te vragen tijdens het inloggen, deze zal naar uw opgegeven email worden verzonden. Gebruik deze code om eenmalig in te loggen. Deze optie ziet u na het invoeren van uw email in het inlogscherm indien Microsoft Office365 u niet herkend als gebruiker.

Link kwijt? Hier de link om in te loggen op  MICROSOFT TEAMS

Problemen: waar kunt u ondersteuning krijgen?

Vanuit Hogeschool Utrecht kunnen we geen (directe) ondersteuning bieden.

• Als u problemen hebt met inloggen, vraag het de persoon die u heeft uitgenodigd.
• Voor inlogproblemen kunt u contact opnemen met de helpdesk van u eigen organisatie.
• Indien u een nieuwe telefoon heeft dient uw contactpersoon bij Hogeschool Utrecht dit door te geven aan onze servicedesk zodat u opnieuw uw MFA registratie kunt uitvoeren.

Let op: Wij vragen nooit om uw wachtwoord geef nooit uw wachtwoord door aan derden.

Teams leren gebruiken?

• Videotraining van Microsoft Team volgen,
• Helpfunctie binnen de applicatie teams raadplegen of
• Microsoft Supportdesk
• Kennisclip: Instellen MFA authenticatie app

Privacy en Security

Van toepassing zijn de algemene privacy beleid van HU 

Als gast kan je deelnemen aan een online vergadering. Hiervoor krijgt u een uitnodiging vanuit de HU. Let op wij vragen nooit om uw gebruikersnaam en wachtwoord. controleer altijd uw email.

• Deze handleiding kun je gebruiken om deel te kunnen nemen aan een online HU vergadering.

Je kunt videobellen met een persoon buiten de HU door deze uit te nodigen voor een vergadering. Deze nodig je uit op zijn/haar email vervolgens ontvangt deze een bericht zodat deze kan inloggen als gast. Je kunt externe personen altijd uitnodigingen voor een online vergadering zonder dat je hiervoor een nieuwe MS TEAMS voor hoeft aan te maken.  Let op dat je de vergadering niet in een kanaal laat plaatsvinden , want dat heeft je gast geen toegang tot functies zoals de chat. bekijk de kennisclips hieronder.

• • Bekijk de kennisclip: een externe uitnodigen voor een online meeting.
  • Bekijk de kennisclip: een gastdocent uitnodigen voor een online meeting.
  • Bekijk de kennisclip: van buiten de HU deelnemen aan een vergadering.
  • Deze handleiding kun je sturen naar iemand van buiten de HU om deel te kunnen nemen aan een vergadering.

Voor medewerkers zijn er trainingen beschikbaar. kijk op éénHU voor meer informatie.  Via de volgende Microsoft site kun je ook  informatie vinden over het werken met Microsoft Teams Hulp en educatie voor Microsoft Teams

• Voor medewerkers: Op deze pagina in Topdesk kun je veel informatie over het gebruik van functionaliteiten van MS Teams vinden

• Onze HU privacy statement , is beschikbaar op https://www.hu.nl/privacy

• Word lid van de Super-User community ( alleen voor medewerkers HU)

• Doet iets het niet? Neem dan contact op met de IT helpdesk