Laat jij wel eens een printje liggen op de printer? Of vergeet je je laptop uit te loggen en kunnen anderen jouw laatste berichten lezen? Misschien praat je wel eens mee bij de koffie-automaat over een zieke collega, deel je bestanden, zonder dat je het je bewust bent, in de cloud of ontvang je een onbekende email dat phishing kan zijn. Hoe ga jij er mee om en hoe bewust ben jij ervan dat het hier gaat om privacy en/of gegevensbescherming?
Eind mei starten we HU breed met de eerste uitingen van de bewustwordingscampagne Privacybescherming en Gegevensbeveiliging. Samenwerken in een veilige omgeving is belangrijk en dat laten we zien op stickers, flyers, HU Ontwikkelt en netpresenter. We vertellen aan de hand van thema’s de do’s en dont’s van het AVG en we leren je hoe je je eigen privacy en persoonsgegevens kunt beschermen. Alvast wat privacy tips op een rijtje:
Privacy tip 1
Alle informatie over Privacy en Security bij de HU is te vinden op ASK HU via de Privacy & Security overzichtspagina. De Privacy desk is te bereiken via askprivacy@hu.nl.
Privacy tip 2
Vergrendel altijd je computer als je je werkplek verlaat (Windows toets en L). Dit om misbruik te voorkomen.
Privacy tip 3
Meld een datalek (o.a. onzorgvuldig omgaan met persoonsgegevens) bij je Privacy Officer, per mail aan de PrivacyDesk of online via askhu (zoek op privacy).
Privacy tip 4
Kondig beeld- en geluidsopnames aan bij, en borg toestemming van de personen die opgenomen worden, zodanig dat je achteraf kan aantonen dat de opnamen op basis van toestemming hebben plaatsgevonden. Maak jezelf bekend met en maak gebruik van de HU Video diensten. Kijk voor meer informatie op https://husite.nl/digitalehu2/digitale-leeromgeving-dlo/
Privacy tip 5
Voer Privacy gevoelige gesprekken in een afgesloten ruimte of in ieder geval buiten gehoorbereik van anderen.
Privacy tip 6
Meld nieuwe verwerkingen van persoonsgegevens en hierbij gebruikte programma’s die nog niet in het verwerkingsregister zijn opgenomen bij je Privacy Officer (zodat deze kan zorgdragen voor registratie in het verwerkingenregister en indien gewenst een DPIA kan uitvoeren).
Privacy tip 7
Mail geen gevoelige persoonsgegevens tenzij vereist. Check dan goed de mailadressen voordat je een mail verstuurt. Maak voor verzenden van nieuwsbrieven gebruik van BCC of privacy vriendelijke diensten als Laposta.nl. Gebruik een privacy disclaimer bij uitgaande mail.
Privacy tip 8
Sla geen persoonsgegevens op je eigen schijf (harde schijf) van je computer op – bij diefstal ben je je gegevens kwijt. Indien het niet anders kan, dan alleen als deze gegevens versleuteld kunnen worden opgeslagen met behulp van BitLocker.
Privacy tip 9
Schoon al je gegevens op voordat we overgaan naar MS Teams. Niet meer mailen maar online delen van en online samenwerken in O365 bestanden. Kijk voor meer informatie op https://husite.nl/digitalehu2/digitale-werkomgeving/
Privacy tip 10
Ruim documenten en mail voorzien van persoonsgegevens regelmatig, maar in ieder geval aan het eind van het studiejaar, op. Check de richtlijn bewaartermijnen voor het Hoger Onderwijs op wat voor jouw verwerkingen van persoonsgegevens van toepassing is.
Privacy tip 11
Maak studenten en collega’s bewust van het gebruik van privacy gevoelige persoonsgegevens.
Privacy tip 12
Ken het online privacy statement van de HU en van de programma’s die je gebruikt (Canvas etc).
Privacy tip 13
Vervang WeTransfer door SURF FileSender, MailChimp door Laposta.nl, DropBox en Google Drvie door O365 OneDrive, Datumprikker.nl door O365 Outlook + O365 FindTime, Trello en Aha! door O365 Teams, Planner en OneNote.
Privacy tip 14
Berg je computer goed op als je het pand verlaat. In een kluis of neem je PC mee naar huis. Berg deze niet op in de kantoorkast op de afdeling.