Hogeschool Utrecht (HU) is een bijzonder informatie-intensieve organisatie. Van studievoortgangsinformatie, cijferlijsten en stageverslagen tot beoordelingen van medewerkers, salarisinfo en alumnigegevens. Het gaat allemaal om privacygevoelige informatie. Per 25 mei 2018 gaat de nieuwe wet Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) in. Wat betekent deze nieuwe wet voor de HU en voor haar medewerkers en studenten?
Dirk Jongkind is senior projectmanager bij Project en Proces Management (PPM) en projectleider van het AVG-project. Hij legt uit: “Bij de invoering van de nieuwe wet worden nog hogere eisen gesteld aan hoe organisaties omgaan met privacygevoelige informatie, zo zijn de rechten van de betrokkenen toegenomen. Voor de HU als organisatie betekent het meer plichten en grotere verantwoordelijkheid in het kader van privacy. We hebben de plicht om op transparante en verantwoorde wijze om te gaan met privacygevoelige informatie. Er moet een grondslag zijn waarom wij bepaalde gegevens vastleggen en de verwerking moet veilig zijn.”
Veiligheid informatie gegarandeerd
Niet alleen de organisatie, maar ook HU-medewerkers en studenten hebben baat bij het AVG-project. Jongkind: “We streven ernaar te voldoen aan de wet en de rechten die daaruit voortkomen voor medewerkers en studenten. Maar misschien nog belangrijker dat we kunnen garanderen dat informatie van medewerkers en studenten veilig is bij de HU. Dat er geen misbruik wordt gemaakt van info door ons dan wel door derden”, aldus Jongkind.
Risico’s en maatregelen
Vanuit de bestuursdienst is gevraagd om een project te starten met als doel de risico’s die de HU loopt in kaart te brengen en te kijken welke maatregelen er nodig zijn. “Samen met de instituten, kenniscentra en diensten zijn we aan het inventariseren welke adequate maatregelen we moeten nemen om de risico’s te beperken.” Zo’n risico is bijvoorbeeld het niet mogen vastleggen van bijzondere persoonsgegevens. Jongkind: “De AVG-wet geeft aan dat je medische informatie of informatie waaraan te zien is wat iemands religie of afkomst is onder hele strenge voorwaarden mag vastleggen. Dit betekent dat je niet zomaar een foto kunt maken van iemand die bijvoorbeeld in een rolstoel zit. Zo’n foto bevat privacygevoelige informatie. Daar moeten we hele bewuste keuzes in gaan maken.”
Awareness-campagne
Het is volgens Jongkind goed om weer eens extra aandacht te geven aan hoe wij binnen de HU omgaan met privacygevoelige info. “Om ons bewust te zijn van de risico’s die het omgaan met dit soort informatie met zich meebrengt.” In het begin van het voorjaar start de projectgroep met een awareness-campagne, waaraan ook een gedragscomponent wordt toegevoegd. “We willen medewerkers en studenten bewust maken van hoe zij zelf omgaan met privacygevoelige informatie. Denk bijvoorbeeld aan de risico’s van e-mail automatisch laten doorverwijzen naar je privémailadres. Of cv’s van sollicitanten doorsturen aan andere medewerkers. Dat moet je niet zomaar doen.”
Contact
Voor vragen over het project kun je terecht bij Dirk Jongkind via dirk.jongkind@hu.nl. Voor inhoudelijke vragen omtrent het signaleren van risico’s kun je contact opnemen met Merijn Harms (privacy officer a.i.) via merijn.harms@hu.nl.