Vanwege de relevantie is dit artikel opnieuw gepubliceerd. Het origineel is in augustus 2020 gepubliceerd.
Vanaf maart 2020 werkte (bijna) iedereen (vrijwel) altijd thuis. Vanaf september mogen en kunnen we elkaar weer ontmoeten op de HU. Fijn! Maar niet iedereen zal altijd op de HU kunnen zijn. Door het quotum (maximaal aantal reisbewegingen naar de HU per dag), het beleid (blijf met een snotneus thuis) en afspraken die je met je team maakt, komen er “gemixte” situaties. Een deel van de collega’s werkt op de HU en een deel thuis. Als het tijd is voor de vergadering zoeken we elkaar op. Ook deze gemixte vorm van communiceren vraagt weer nieuwe competenties, techniek en gewenning.
Onderstaande afbeelding helpt je op weg om te zorgen dat overleggen ook in een gemixte situatie goed verlopen.
Technische hulpmiddelen
De HU laptop heeft een goede camera en microfoon, wat handig is als je alleen belt. De microfoon pikt alleen de stemmen op die recht achter de laptop worden ingesproken. Dit voorkomt ruis en achtergrond geluid. Heel fijn als je thuiswerkt! Maar nu zit je misschien met een andere collega’s in een HU ruimte op 1,5m afstand en drie andere collega’s thuis…
Grotere ruimten hebben vaste apparatuur
Vergaderzalen groter dan 8 personen zijn uitgerust met aanvullende AV-middelen voor het hybride vergaderen. Bij het reserveren van een ruimte in Outlook kun je zien welke middelen aanwezig zijn.
Kleinere overlegruimten krijgen geen vaste opstelling. Voor deze ruimten kun je gebruik maken van losse voorzieningen zoals camera en Jabra ergadermicrofoon. Op iedere locatie zijn deze voorzieningen te reserveren in de uitleenmuur.
Jabra vergadermicrofoon
In de uitleenmuur zijn Jabra’s te vinden. Dit is een microfoon/speaker die de kwaliteit van het geluid van een videoconferentie sterk verbetert. We raden je aan om altijd een Jabra te halen als je met twee of meer collega’s in een ruimte overlegt. Het risico is anders dat je toch te dicht bij elkaar gaat zitten om goed verstaanbaar te zijn.
Webcams
Wil je iedereen goed in beeld brengen? Dan kan je een webcam uit de uitleenmuur halen. Maak hem vast op je laptop, zet hem op een strategische positie zodat zoveel mogelijk collega’s in beeld zijn.