De HU is een brede kennisorganisatie die veel service verleent aan haar studenten. Het Studenten Informatie Punt (STIP) is binnen de HU het eerste aanspreekpunt voor studenten. In het kader van het uitbreiden van de serviceverlening onderzoekt het STIP nieuwe communicatiekanalen. De proeftuin “Chatbot” sluit hier mooi op aan. Als casus is de zomerperiode gekozen, omdat het STIP in deze periode een piekbelasting kent in het aantal studentvragen. Mogelijk kan een chatbot dan een uitstekend middel zijn om in deze drukke periode tijdig de juiste informatie te verstrekken. Lees er meer over in onze vorige blog.
In november is daarom vanuit DLO een Proeftuin gestart in samenwerking met STIP en M&C is daarna aangehaakt om na te gaan waar de chatbot geplaatst moet worden om aankomende studenten het best te bereiken. De Proeftuin is een kleinschalig experiment, dat is bedoeld als verkenning. Doordat de Proeftuin geen aanbestedingstraject doorloopt, is de keuze voor de leverancier van de chatbot gemaakt op basis van kosten en wat ze daarvoor kunnen leveren. De keuze is gevallen op Obi4wan. Zij hebben, met de studievragen die de HU hen heeft geleverd, de chatbot gebouwd en uitgebreid getest.
In de eerste week van juni heeft het STIP een testpanel van een week georganiseerd. De chat robot genaamd Marieke zat namelijk nog in de leerfase en wist niets. Het was daarom zaak om haar, aan de hand van allerlei vragen die het STIP krijgt, te leren de juiste antwoorden te geven. In deze week zijn dan ook alle vragen getest die vanuit de drie geselecteerde opleidingen komen. Dit zijn de voltijdopleidingen Communicatie, Journalistiek en HBO-ICT. Het testen zit er inmiddels op en de feedback is zeer positief. Chatbot Marieke is alweer sterk gegroeid en veel robuuster.
Vervolgens is op maandag 18 juni de pilot als tegel in myHU app en introHU dashboard bij de geselecteerde opleidingen. De pilot loopt tot half september en dan gaan we evalueren. Dan kijken we hoe chatbot Marieke het heeft gedaan en of dit een verrijking van de dienstverlening is. Als het dan ook daadwerkelijk succesvol en hulpvaardig is geweest, kan er mogelijk een aanbesteding gestart worden om een chatbot HU breed te implementeren.