Quick guide: colleges geven vanuit huis

Wat als je vanuit huis je hoorcolleges wil geven of werkcolleges wil begeleiden? Maak daarvoor gebruik van de video-vergaderfunctie in de app MS Teams. Ook gesprekken met kleine groepjes studenten of zelfs 1-op-1 kan je via MS Teams houden (zie onderaan bij de tips). Daarnaast kan je natuurlijk gebruik blijven maken van de digitale leeromgeving voor het aanbieden en structureren van bronnen en opdrachten en het geven van feedback aan je studenten.

Studenten hebben het programma MS Teams nodig op hun laptop en/of mobiel om deel te kunnen nemen aan online vergaderingen (colleges). Je kunt ze verwijzen naar dit document: Installatie-instructie MS Teams (pdf).

Het is niet nodig om een nieuw MS Team aan te maken voor de groep mensen met wie je video-contact wil. Het is sinds kort mogelijk om een videostream aan te maken die je voor 1 videosessie gebruikt. Daarbij maakt MS Teams een link aan die je deelt met de personen die toegang nodig hebben tot de videobijeenkomst. De instructie op deze pagina gaat over deze optie.

Mocht je al een MS Team hebben met de groep studenten die je les gaat geven, dan kan je dat MS Team uiteraard gewoon blijven gebruiken. Ook hierin zit de videofunctionaliteit, en die is dan alleen toegankelijk voor de leden van dat MS Team.

Volg de onderstaande stappen om een videoverbinding op te zetten met je studenten in MS Teams.

Installeer het programma MS Teams op je laptop / pc. (Deze stap kan je overslaan als je het programma al hebt geïnstalleerd.) Zie hier hoe je dat doet:

Open MS Teams op je laptop en plan een videovergadering in. Kies daarna de gewenste instellingen.

NB zorg dat je altijd iemand uitnodigt, bijvoorbeeld een collega of jezelf. Anders genereert MS Teams geen link naar de vergadering om te delen.

Zie hier hoe je een vergadering plant en de instellingen goed zet:

Wil je straks tijdens de videobijeenkomst je scherm delen met de studenten, bijvoorbeeld om een powerpointpresentatie te laten zien? Je hoeft dat niet van te voren in te stellen, maar het is raadzaam om het wel van te voren even te oefenen. Hier zie je hoe je verschillende zaken (Powerpoint, of een Word-document, een webpagina, of je bureaublad) van je eigen laptop kan delen met je studenten tijdens een videovergadering: 

Kopieer de link (url) die MS Teams voor je aanmaakt bij de videovergadering. Zie hier hoe je dat doet:

De link naar de videovergadering kan je nu vooraf al delen met je studenten: 

• In Canvas op de cursuspagina van de desbetreffende cursus. Bijvoorbeeld in een mededeling, agenda-item, of op een van te voren afgesproken pagina van de cursus, bijvoorbeeld waar je ook de powerpoints van colleges deelt. 
• Per mail. 
• Mocht je opleiding nog niet met Canvas werken, dan kan je ook de huidige digitale leeromgeving van je opleiding gebruiken om de link te publiceren naar studenten. 

Zie hier hoe je een link op een Canvas-pagina (of in een Canvas-mededeling) publiceert: 

Als de vergadering begint, kunnen studenten die toegang hebben tot de link, de vergadering bezoeken. Als docent kan je er ook via de link naartoe, of je vindt de vergadering terug in je MS Teams-app of in je Outlook-agenda (alleen specifiek uitgenodigde deelnemers en de organisator hebben de link in hun Outlook-agenda – studenten kan je de link via Canvas geven, zie stap 5).

Mocht je uitlopen tot na de ingeplande tijd van de vergadering, dan is dat geen probleem. De verbinding blijft in stand totdat je die als organisator verbreekt. Daarna is de link naar de vergadering niet meer actief. 

• Oefen de stappen een keer: Het is aan te raden om voordat je daadwerkelijk met studenten aan de slag gaat in een videoverbinding, een keer te oefenen met een of meerdere collega’s. Zo voorkom je dat je moet zoeken naar knoppen als je eigenlijk met je college wil beginnen. 
• Video streamen alleen in MS Teams Desktop App: Om gebruik te kunnen maken van video-streamen in MS Teams, heb je de desktop-app van MS Teams nodig. Je kunt deze functie niet gebruiken in de browserversie van MS Teams. Hoe je de MS Teams-app installeert, zie je hier:

• Stem een aanpak af binnen je opleiding: Het is handig als binnen de opleiding overlegd is over hoe om te gaan met lesgeven vanuit huis. Zo kan er eenduidig gecommuniceerd worden naar studenten en weten docenten wat er van ze verwacht wordt. 
• Toegang tot Canvas: Alle studenten, docenten en overige medewerkers van de HU hebben toegang tot Canvas. Ze kunnen inloggen met hun HU-account op canvas.hu.nl.  Mocht iemand toch niet kunnen inloggen, verwijs hem dan naar askict.hu.nl. Canvas is dus de beste plek om de link naar je vergadering te delen met de gewenste studenten. 
• Skype for Business niet gebruiken: deze tool is niet ingericht voor grootschalig, gelijktijdig gebruik en studenten hebben geen toegang tot Skype for Business. Skype for Business is wel te gebruiken voor kleinschalig overleg met één of een paar collega’s. 
• Toegang tot MS-Teams: De toegang tot MS Teams is op dit moment in principe alleen voor personen met een HU-account. Het is echter wel mogelijk om gastsprekers zonder HU-account te laten deelnemen (presenteren) in een vergadering zoals hierboven beschreven. Je kunt een externe persoon niet toevoegen aan een Team, maar dus wel aan een vergadering buiten een Team om. Zie hieronder bij tips en trucs hoe je een gastspreker kunt toevoegen aan je online college.
• Maximaal aantal deelnemers is 300: Er kunnen maximaal 300 deelnemers deelnemen per vergadering in MS Teams. Er kunnen genoeg vergaderingen tegelijk gehouden worden in MS Teams voor grootschalig gebruik binnen de HU. Er wordt nog gekeken naar mogelijke alternatieven voor grotere colleges.
• Toegang tot je online college: Iedereen met een HU-account die de link naar je vergadering (online college) tot zijn beschikking heeft, kan deelnemen aan de vergadering. Dus ook studenten van een andere cursus/opleiding bijvoorbeeld. Houd hier rekening mee tijdens je presentatie of werkcollege. 
• Bescherming persoonsgegevens: Ga verstandig om met privacy-gevoelige gegevens en beelden, zoals je dat tijdens fysieke colleges ook doet. Zie hier hoe je om moet gaan met privacy tijdens een online college.
• Controleer geluids instellingen: Niets is zo vervelen dan een vergadering starten met verkeerde instellingen. Zo voorkom je dat je de personen in de vergadering niet kan horen, of zei jou niet:
  
  
• Internetverbinding en internetsnelheid: Denk eraan dat als je een videostream opent, dit een aardige belasting is voor de upload-bandbreedte van je internetverbinding. Als tegelijkertijd andere huisgenoten gebruik maken van de internetverbinding en daarbij bijvoorbeeld aan het uploaden zijn, of Netflix aan het streamen, dan kan dat gevolgen hebben voor jouw videocollege. Als er te weinig bandbreedte beschikbaar is, gaat de videoverbinding haperen.Voor een MS Teams-vergadering heb je een uploadsnelheid van minimaal 12.00 Mb/s nodig. De gemiddelde internetverbinding thuis is ruim voldoende voor een presentatie. Zit je op een openbaar wifi-netwerk, dan kan de verbinding gauw te traag zijn.Test hier de snelheid van je internetverbinding: https://openspeedtest.com/. Als je uploadsnelheid boven 12.00 Mb/s is, dan is dat snel genoeg voor een goede videostream. 
  
  • Mocht je internetverbinding te traag zijn, ook als anderen geen gebruik maken van die verbinding, dan kan je ervoor kiezen: 
    • Alleen een scherm te delen met de studenten, geen videobeeld van jezelf daarbij 
    • Helemaal geen video te verzenden, maar alleen audio. Dat betekent natuurlijk wel iets voor hoe je een klassikale instructie het beste kunt vormgeven. Bij een werkcollege of anderszins begeleiding van een groepje studenten is enkel audio misschien helemaal geen probleem.

Video, audio, chatfunctie

Je kunt allerlei keuzes maken rond video en audio tijdens een videovergadering. Ook kan je de chatfunctie gebruiken. Zie het filmpje hieronder.

1-op-1-gesprekken en chatten met beeld

Je kunt MS Teams ook gebruiken voor 1-op-1-gesprekken. Gebruik daarvoor de chatfunctie, eventueel met beeld. Zie het filmpje hieronder.

Gastsprekers uitnodigen

Je kunt in MS Teams een gastspreker uitnodigen voor een videovergadering. Let op: dit kan alleen buiten een Team om. Dus in videovergaderingen zoals in bovenstaande instructie beschreven. Iemand zonder HU-account kan niet deelnemen aan een Team. Zie in het filmpje hieronder hoe je een gastspreker toevoegt aan een videovergadering.

Heb je nog vragen of loop je tegen problemen aan, kijk dan op askict.hu.nl of je daar het antwoord vindt. Ook kan je via die pagina contact opnemen met de Helpdesk. 

Meer weten over teams?