Online proctoring

Online Proctoring is online toezicht. Er bestaan meerdere vormen van online proctoring. De scope van deze FAQ is beperkt tot de vorm proctoring middels geautomatiseerd reviewen met software van Proctorio. De software werkt met geautomatiseerde reviewondersteuning en opslag van proctorgegevens (o.a. de beelden). Reviewers kijken dus niet live mee met wat je doet maar kijken achteraf alleen naar momenten waarop de software signaleert dat sprake is van ‘afwijkend gedrag’. Bij het configureren van de software wordt per tentamen vooraf aangegeven wat afwijkend gedrag is. Mag de student bijvoorbeeld wel of geen naslagwerk gebruiken tijdens het tentamen, of andere software opstarten? Afwijkend gedrag is bijvoorbeeld als een student wegloopt of wegkijkt, of als er iemand anders in de ruimte wordt gedetecteerd. De reviewer krijgt hiervan een melding via een rapportage die automatisch wordt gegenereerd op basis van gedrag dat vooraf als ‘afwijkend’ is gedefinieerd. De reviewer kan die specifieke momenten terugkijken en beoordelen of er sprake is van een ‘verdenking van onregelmatigheid’. Zo wordt voorkomen dat bijvoorbeeld het drinken van een glaasje water wordt gezien als ‘verdenking van onregelmatigheid’. De proctorgegevens (zoals de beelden) blijven een maand opgeslagen, waarna ze automatisch worden verwijderd, tenzij de examencommissie meer tijd nodig heeft om de beelden in te kunnen zien vanwege een verdenking van onregelmatigheid.​

Als je docent een oefentoets voor je heeft klaargezet kan je een geproctorde toets oefenen.

Je krijgt je cijfer binnen het reguliere nakijktermijn, tenzij anders gecommuniceerd wordt door je opleiding.

De Hogeschool Utrecht vindt privacy erg belangrijk en gaat daarom zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens. In de Privacyverklaring leggen we uit wat er gebeurt met jouw persoonsgegevens en hoe we jouw privacy waarborgen als je een toets maakt met online toezicht, verder proctoring genoemd.

In de verwerkingsovereenkomst zijn alle afspraken vastgelegd waar de aanbieder van de proctortool zich aan moet houden. Deze zijn conform de Europese richtlijnen voor privacy. Bij de onderhandelingen met deze aanbieder is steeds scherp gekeken en geoordeeld op de maatregelen die de aanbieder van de proctortool neemt om de privacy te beschermen.

Nee, enkel tijdens het maken van de toets kan Proctorio meekijken met de webcam en de microfoon gebruiken. Zodra je Proctorio afsluit is je device niet meer toegankelijk. Er blijven (buiten de geïnstalleerde plugin) geen gegevens van Proctorio achter op je device. Ook is het niet mogelijk je device over te nemen.

De persoonsgegevens die worden verzameld tijdens het maken van een toets op afstand met online toezicht worden in eerste instantie geautomatiseerd verwerkt. Ze worden uitsluitend ingezien door medewerkers van de HU die uit hoofde van hun functie een rol hebben in de verwerking van jouw persoonsgegevens voor de bovenstaande doeleinden en voor wie het noodzakelijk is dat zij toegang hebben tot de persoonsgegevens. Bijvoorbeeld een examinator. Dit gebeurt alleen in die gevallen waarin via het systeem onregelmatigheden zijn ontdekt die kunnen wijzen op afwijkend gedrag.

Als je gebruik maakt van de chat voor vragen die je tijdens het maken van de toets hebt over de proctoringtool, dan worden jouw e-mail en IP adres direct versleuteld en opgeslagen bij een organisatie die deze gegevens in opdracht van Proctorio verwerkt in de VS.

Als je online een toets maakt waarbij de HU online toezicht houdt met behulp van proctoring, dan verwerkt de HU de volgende persoonsgegevens: Voor en achternaam; E-mailadres; Foto van je Identiteitsbewijs: Identiteitskaart, Rijbewijs of Paspoort (zonder BSN); Een foto van jou, die genomen wordt via de webcam van jouw laptop of computer; Video en audio-opnames van jou en de kamer waar je je toets maakt, gemaakt via de webcam van jouw laptop of computer; Beeldschermactiviteiten tijdens het maken van de toets; Aanslagen op het toetsenbord; Hoofd- en oogbeweging; Het IP-adres van het computernetwerk waarmee jouw laptop of computer verbonden is; De internetpagina’s die je bezoekt tijdens de toetsafname; Jouw antwoorden op de toetsvragen.

Je kunt je vraag over privacy stellen aan de privacydesk. Mail naar askprivacy@hu.nl.

Nee, de gegevens worden niet verkocht aan andere partijen.

Ja, de gegevens worden opgeslagen in landen die zich aan onze privacywetgeving moeten houden.

in elk geval een maand, en wanneer er sprake is van een vermoeden van onregelmatigheid en de examencommissie hier onderzoek naar moet doen, of in geval er een beroepszaak of bezwaarprocedure loopt, kunnen de gegevens langer worden bewaard, maar niet langer dan nodig.

Jouw persoonsgegevens die voor het maken van de toets worden verwerkt, worden uitsluitend versleuteld bewaard door landen binnen de Europese Unie. Wanneer je tijdens de toets gebruik gemaakt van een e-mail of chatbericht aan de helpdesk, dan worden jouw IP adres en je e-mailadres volgens afspraken in de verwerkersovereenkomst (beveiligd en versleuteld) opgeslagen in de VS.

Alle persoonsgegevens worden alleen door een beperkte groep HU-medewerkers ingezien.De persoonsgegevens die worden verzameld tijdens het maken van een toets op afstand met online toezicht worden in eerste instantie geautomatiseerd verwerkt. Ze worden uitsluitend ingezien door medewerkers van de HU die uit hoofde van hun functie een rol hebben in de verwerking van jouw persoonsgegevens voor de bovenstaande doeleinden en voor wie het noodzakelijk is dat zij toegang hebben tot de persoonsgegevens. Bijvoorbeeld een examinator. Dit gebeurt alleen in die gevallen waarin via het systeem onregelmatigheden zijn ontdekt die kunnen wijzen op afwijkend gedrag.

Bij het maken van een toets op een locatie van de HU doen we dit door middel van fysieke surveillance. Nu we online toetsen, doen we dat op aan andere manier dan je gewend bent en zullen we jouw persoonsgegevens ook op een andere manier verzamelen en gebruiken. Jouw persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor de volgende doeleinden:a. authenticatie. Er wordt na het maken van de toets gecontroleerd of jij degene bent voor wie je je hebt uitgegeven;b. fraudecontrole. Er wordt na het maken van de toets gecontroleerd of je je tijdens het maken van de toets gehouden hebt aan de geldende regels en geen gebruik gemaakt hebt van ongeoorloofde bronnen zoals spiekbriefjes, chats en internet.

Wij verwerken jouw persoonsgegevens op basis van de grondslag ‘gerechtvaardigd belang’ (artikel 6.1 (f) AVG). Dit houdt in dat de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van een gerechtvaardigd belang en jouw rechten en vrijheden daarbij voldoende zijn geborgd.De HU is op basis van de Wet hoger onderwijs (WH) vrij om de praktische organisatie van examens in te vullen. Bij deze invulling moet altijd een afweging worden gemaakt tussen de belangen van de instelling en de impact op de privacy van de studenten. Deze afweging moet worden vastgelegd. Door de Covid19-pandemie is het niet mogelijk om examens op grote schaal op een locatie van de HU af te nemen. In die gevallen waarin het niet mogelijk is een alternatieve vorm van toetsing te kiezen en ook andere vormen van toezicht niet mogelijk zijn, heeft de HU er in deze uitzonderlijke situatie voor gekozen de examens via online proctoring af te nemen. Dit heeft impact op de privacy van de student, die de HU via verschillende maatregelen zoveel mogelijk zal beschermen.

Nee, het BSN nummer is niet nodig voor het afnemen van de online toets. Bij je rijbewijs en identiteitskaart staat je BSN nummer achterop en zal deze ook niet te zien zijn bij de scan. Bij het paspoort staat hij wel voor op (verwerkt in een langere code) en kun je deze het beste afplakken. Mocht je per ongeluk vergeten zijn je BSN af te plakken, dan wordt het BSN alleen versleuteld opgeslagen en alleen ingezien door de HU medewerker die het ID bewijs controleert.

De privacyverklaring op de site van Proctorio betreft de regelingen in de VS. Met Europese universiteiten en scholen zijn andere afspraken gemaakt,die gelden binnen de Europese Privacywetgeving. De privacyverklaring van de HU is op deze afspraken gebaseerd.

Alleen de gegevens die gedeeld worden met de helpdesk van Proctorio, bij technische problemen bij de toets, worden in de VS opgeslagen. Ze worden verder niet gedeeld met derden.

De HU heeft technische en organisatorische afspraken gemaakt met Proctorio om de verwerking van jouw gegevens te beschermen. Daarin is onder andere opgenomen dat gegevens die tijdens het online toezicht vastgelegd worden, versleuteld worden verstuurd en opgeslagen. De opgeslagen gegevens zijn alleen door medewerkers van de HU in te zien die betrokken zijn bij het controleren van de toetsafname en niet door Proctorio zelf of andere klanten van Proctorio.

Proctorio heeft allerlei beveiligingsmaatregelen genomen om het risico op een datalek zo klein mogelijk te maken. Bijvoorbeeld door de gegevens direct te versleutelen en de bestanden op te slaan op beveiligde systemen. Toch is een datalek nooit uit te sluiten en hebben we hier afspraken gemaakt conform de AVG wetgeving bij een datalek.

In de verwerkersovereenkomst hebben we vastgelegd dat Proctorio ons (onze Functionaris Gegevensbescherming) bij een datalek onmiddellijk op de hoogte brengt, bijdraagt aan het onderzoek naar het datalek en maatregelen neemt om de gevolgen zoveel mogelijk te beperken. De FG zal ook direct de Autoriteit Persoonsgegevens (AP)op de hoogte brengen van een datalek en indien nodig zal de AP een onderzoek instellen. Meer informatie over de datalekprocedure is te vinden op AskHU.

Alle persoonsgegeven worden versleuteld opgeslagen. Toch is er bij een datalek nooit volledig uit te sluiten dat er persoonsgegevens lekken. Dit is helaas niet te garanderen.

Om een toets met online proctoring te maken maken heb je een eigen computer nodig met daarop de browser Chrome en een proctorio plug-in. De webcam en microfoon van de computer zijn nodig om proctorio te gebruiken. Daarbij dient je computer aan de minimale systeemeisen van Proctorio te voldoen, deze zijn te vinden op: De https://proctorio.com/support#faq

Stap 1) Probeer dit zelf aan de praat te krijgen
Stap 2) Probeer apparatuur te lenen van een iemand in jouw omgevin
Stap 3) Neem contact op met de helpdesk
Stap 4) Ga naar de examencommissie / je decaan

Informeer eerst bij familie of vrienden of je een geschikte laptop kunt lenen voor je toets. Als dit echt niet lukt neem dan tijdig, in elk geval enkele dagen voor de toetsdatum, contact op met de de examencommissie via HUKAS.

Google Chrome én de Google Chrome plugin van Proctorio zijn noodzakelijk om een toets met Proctorio te maken. Toetsen in TestVision waarbij geen gebruik wordt gemaakt van Proctorio kunnen ook via andere browsers worden gemaakt (Chrome, Edge en Firefox zijn de aangeraden browsers voor TestVision).

Nee, tenzij dit expliciet aangegeven is door jouw docent voor een specifieke toets

Er moet voldoende belichting zijn.

Ja, het is geen probleem als er een spiegel op in een kamer hangt.

Ja, docenten moeten ook de browser Google Chrome downloaden en moeten ook de Proctorio plug-in downloaden.

Nee, alles moet via hetzelfde device gedaan worden.

Zolang je ergens een rustige ruimte hebt, met stabiel internet en een computer met webcam, microfoon en google chrome kan je de toets maken. Houdt wel rekening met mogelijk tijdsverschil tussen het land waar jij de toets maakt en Nederland.

Als je recht hebt op speciale voorzieningen, dan kun je dit bespreekbaar maken bij de decaan.

Claroread heeft een setting waarmee niet de pagina wordt voorgelezen maar hetgene wat onder je muis staat, dit zou het probleem moeten oplossen. Deze optie is te vinden onder ‘geavanceerde spraak’.

De roomscan vindt plaats direct nadat je alle andere stappen bij Proctorio hebt doorlopen en direct voordat je kan beginnen met je tentamen. Wanneer je een laptop gebruikt, dan beweeg je de laptop zodat je kamer zichtbaar is. Als je gebruik maakt van een losse webcam dan beweeg je de webcam zodat de kamer zichtbaar is. Niet in alle gevallen is een roomscan onderdeel van het proces wat je doorloopt voor de start van de toets.

Afhankelijk van de gekozen set instellingen door de docent kan je tijdens de afname van een toets meer of minder gebruik maken van functies van je browser en computer. Als de gekozen instellingen van de docent een bepaalde functie (zoals het openen van documenten) niet beperkt, wordt gebruik maken van die functie nog steeds opgeslagen.

Nee, tenzij dit expliciet aangegeven is door jouw docent voor een specifieke toets.

Je tijd in TestVision gaat pas lopen nadat je na de pre-checks op ‘starten’ klikt. De pre-checks duren ongeveer 5 minuten.

Nee dat is niet de bedoeling. Geluiden en bewegingen van een andere persoon in de ruimte waar je je toets maakt worden geregistreerd tijdens jouw tentamen. Dat kan leiden tot een melding in de rapportage van jouw toets.

De Proctorio software doet een aantal dingen.

1. Via identificatie en verificatie zorgen dat jij bent wie je zegt dat je bent en zorgen dat alles werkt voordat je begint met je tentamen.
2. Tijdens je tentamen de mogelijkheden die je hebt om van bepaalde functies van je computer of browser gebruik te maken beperken.
3. Tijdens je tentamen webcambeelden, het scherm van je computer en je microfoon opnemen. Op basis van die derde categorie (opnames) gaat de software automatisch kijken welke studenten op welke momenten mogelijk verdacht gedrag vertonen en die momenten worden dan gemarkeerd.

Hierna gaat een medewerker naar die gemarkeerde momenten kijken of er echt iets aan de hand is of dat de student bijvoorbeeld alleen maar een slokje water dronk. Als die medewerker denkt dat er echt iets aan de hand zou kunnen zijn, wordt er contact gezocht met de examencommissie die er dan zelf nog een keer naar kijkt. Je gedrag wordt dus niet door de software als fraude bestempeld, hier kijken altijd minstens twee verschillende personen naar.

Je kunt je legitimeren met je identiteitskaart, paspoort of rijbewijs. De scan leest de gegevens van je ID uit en versleutelt die ook direct. Alleen medewerkers van de HU die de ID controle uitvoeren, kunnen de gegevens op jouw ID bewijs zien. Als je BSN op de voorkant van je ID bewijs staat, vragen we je om die af te plakken.

Als je de toets hebt gestart en je zit tijdelijk niet meer in de toets dan loopt de tijd niet door.

Probeer zoveel mogelijk tabbladen en applicaties te sluiten. Als dat niet werkt kan het helpen om de computer opnieuw op te starten. Over het algemeen kan je ook met de waarschuwing gewoon de toets doorlopen.

TestVision slaat elke minuut alle gegeven antwoorden op. Daarnaast slaat TestVision de gegeven antwoorden op als je naar een andere vraag navigeert.

Je kan de pop-up van Proctorio minimaliseren waardoor je jezelf niet meer ziet. Ook kan je de pop-up verplaatsen naar een plek die jij prettig vindt.

Ja je mag drinken uit een doorzichtig flesje of beker. Ook een snack eten kan, maar ga niet uitgebreid eten want al die bewegingen worden geregistreerd en kunnen leiden tot meldingen van afwijkende bewegingen en geluiden.

Er zijn verschillende dingen die je kan proberen. Het ID-bewijs rond bewegen, met name van de camera af en naar de camera toe. Ook kan het met verlichting in de ruimte te maken hebben, dit kan te veel of juist te weinig zijn. Als dit alles niet helpt dan zal het aan je hardware liggen. Uiteindelijk is het aan de docent achteraf of hij of zij jou goed genoeg kan identificeren.

Nee, dat mag niet.

Storingen kun je aangeven in de chatfunctie van Proctorio. Mocht je niet meer online kunnen dan kun je ook met de HU contact opnemen via onlinetoetsing@hu.nl. De meldingen worden geregistreerd. Als het probleem niet door jezelf of door de helpdesk opgelost kan worden en je moet je toets afbreken, dan kun je dit melden bij de examencommissie en een verzoek indienen om de toets opnieuw te doen.

Sluit de browser via het kruisje rechtsbovenin (dus geef niet binnen de toets aan dat je klaar bent). Bij het sluiten van de browser blijven al je TestVision antwoorden bewaard. Start dan opnieuw de browser en navigeer weer naar de toets, Proctorio zou dan gewoon weer op moeten starten.

Proctorio zal dit markeren als onregelmatigheid, maar omdat de beelden bij twijfel bekeken worden door een examinator zal gezien worden dat het een hulpvraag betreft en dit dus niet als fraude bestempelen. Stuur daarom je vraag niet via je mobiele telefoon in maar via de pc waarop je de toets maakt, dat maakt het zichtbaar voor de examinator.

Nee, dat mag niet. Je mag ook geen schermafbeeldingen vastleggen of de toets met een camera opnemen.

Hoeveel tijd je nog hebt is onderin je beeld zichtbaar tijdens een TestVision toets.

Wanneer je bent ingeschreven voor de toets en je maakt de toets niet, dan wordt in plaats van een resultaat NA (Niet Aanwezig) ingevoerd in Osiris. Je hebt dan wel een toetskans gehad.

Ja. Het registreren en vastleggen van persoonsgegevens is wettelijk aan strenge eisen gebonden. Binnen de HU is een Functionaris Gegevensbescherming aanwezig; deze FG kan je alles uitleggen op gebied van privacy bescherming. Wanneer je toch nog onoverkomelijke bezwaren tegen een geproctorde toets hebt kun je een verzoek om een andere toetsvorm doen bij de examencommissie.

Afhankelijk van de reden van het bezwaar en de eventuele toekenning van een voorziening word je doorverwezen:

• Als toetsafname op de HU met een laptop van de HU een oplossing voor je zou kunnen zijn (bijvoorbeeld omdat dan je eigen kamer niet in beeld is of omdat je geen software op je eigen laptop wilt installeren), dan kun je een aanvraag doen bij de examencommissie via HUKAS. Let op deze voorziening is zeer beperkt beschikbaar!
• Als je om privacy-redenen niet deel wil nemen en toetsafname op de HU en afname met een HU-laptop geen oplossing voor je is, of deze is niet meer beschikbaar, dan kun je dit kenbaar bij de functionaris gegevensbescherming, mevrouw Roos Roodnat. Mail dan naar roos.roodnat@hu.nl

Wanneer het antwoord op je vraag nog niet in deze FAQ staat dan kan je middels onderstaand formulier de vraag stellen. Het formulier is niet de ingang voor het maken van bezwaar.