Online college geven en opnemen: wat kan en wat kan niet?
© Photo by Matthew Henry on Unsplash

Online college geven en opnemen: wat kan en wat kan niet?

Als je een online college geeft, kan het heel handig zijn om deze gelijk op te nemen. Zo kunnen studenten die niet in staat waren om de les bij te wonen, het gewoon terugkijken. Bij het opnemen van een college moet je echter rekening houden met de privacy van jezelf en je studenten. Beelden en stemmen van studenten die tijdens je college in beeld komen, mag je bijvoorbeeld niet bewaren (en dus niet opnemen) vanuit de privacyregels (AVG). De presentatie die je tijdens je college geeft, wel. Het is daarom belangrijk dat je je bewust bent van wat persoonsgegevens zijn, welke van deze gegevens in je college zichtbaar zijn en dat je de juiste systemen voor je opname gebruikt. Het is aan de docent zelf om te besluiten of hij deze content – waar hij/zij zelf ook op staat – wil opnemen, bewaren en delen.

Online college en privacy

Leer hier de belangrijkste privacy begrippen en regels:

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn namen, maar ook emailadressen, foto’s, of alle andere informatie waaraan iemand te herkennen is. Bij beeldmateriaal is er zelfs sprake van ‘bijzondere persoonsgegevens’, omdat bijvoorbeeld etniciteit of godsdienst van een persoon hiervan is af te leiden.

Grondslag online college geven

Er zijn zes grondslagen (juridische onderbouwingen) op basis waarvan persoonsgegevens mogen worden verwerkt. De grondslag die het best past bij online college geven (zonder opnames), is gerechtvaardigd belang.

We geven online colleges in het kader van gerechtvaardigd belang, zoals het in de AVG heet. We hebben er belang bij dat we onderwijs kunnen blijven geven en dat kan in deze vorm. Dit belang moet opwegen tegen de inbreuk op de privacy van studenten of mensen die in je presentatie in beeld komen of genoemd worden. Zorg dus dat deze inbreuk minimaal is.Bij het geven van online college, zie je bijvoorbeeld niet alleen de persoon, maar ook zijn privé-omgeving. Met het blurren van de achtergrond (of het plaatsen van een visual) kan deze “inbreuk” al verminderd worden.

Geen grondslag voor opnemen en bewaren van online colleges

De Autoriteit Persoonsgegevens is heel duidelijk (en strikt) over opnames van colleges: “Tijdens de coronacrisis kun je les krijgen via videobellen. Daarbij word je thuis gefilmd. De beelden die daarbij worden gemaakt, mag je school of universiteit niet bewaren.”

Toestemming vragen lijkt misschien een oplossing, maar die vlieger gaat niet op. Deze toestemming kan namelijk niet, zoals dat heet, “vrijelijk” gegeven worden; studenten kunnen zich hiervoor onder druk gezet voelen. Bovendien kunnen we hen geen alternatief bieden als zij hun toestemming weigeren. Daarom bewaren we alleen de content van het college en niet de gegevens en beelden van de deelnemende studenten.

Hoe voorkom je dat persoonsgegevens in beeld komen?

Persoonsgegevens kunnen verwerkt worden, omdat ze in de presentatie zelf zitten of doordat de studenten die het college volgen in beeld komen.

(PowerPoint) Presentatie

In de (powerpoint)presentatie die je tijdens het online college deelt met de studenten zijn mogelijk persoonsgegevens in beeld (een naam, foto en/of bewegend beeld).  Vraag je daarom eerst af welke gegevens echt noodzakelijk zijn om in je te tonen of te bespreken. Heeft degene die in beeld is vooraf toestemming gegeven voor het gebruik van de persoonsgegevens? Kan je een naam vervangen door alleen een voornaam of initialen?  En is de foto echt ondersteunend aan wat je wil vertellen? Als ze niet noodzakelijk zijn, laat ze dan weg uit je presentatie en noem ook geen namen tijdens het geven van je college.

Maak je wel een opname van het college

Vraag voor het starten van de opname van het college of de studenten hun camera en microfoon uit zetten. Tijdens het college kan de naam en/of de profielfoto van de student in beeld als hij een vraag stelt of als hij via de chat wat vraagt. Voorkom dit door af te spreken dat studenten na de opname van het college nog vragen kunnen stellen, of zet de opname uit als je tussendoor gelegenheid wil bieden voor vragen. Herhaal eventueel vervolgens zelf de vraag als je deze wil opnemen.

Bewaar de opname niet langer dan nodig

Je kunt dus niet (de interactie) van het college zelf opnemen en bewaren. De presentatie die je tijdens je college geeft wel. Maar als hier persoonsgegevens in staan, gelden er bepaalde regels. De AVG schrijft voor dat je persoonsgegevens niet zomaar eindeloos mag bewaren. Je dient vooraf te bepalen wat het doel is van de gegevensverwerking (je college) en wat daarvoor een geschikte bewaartermijn is. Je mag de video vanuit privacy oogpunt dus niet “alvast” of “achter-de-hand” opslaan. Staan er geen persoonsgegevens of andere vertrouwelijke gegevens in je presentatie, dan kun je het bewaren zolang je wilt.

(Didactische) overweging

Overweeg of een opname van het college nog de juiste opbrengst heeft voor zowel jou als de studenten. Door de opname is er beperkt interactie mogelijk en een kennisclip biedt op de langere termijn een mooie bron voor asynchroon onderwijs.

Alles nog even samengevat

VOORAF

  • Gebruik een HU Systeem dat geschikt is voor het geven en opnemen van colleges.
  • Vraag voor de start van de opname van het college om microfoons en camera’s uit te zetten.
  • Zorg dat in je presentatie geen persoonsgegevens staan, waar geen toestemming voor gegeven is of die niet noodzakelijk zijn voor het doel van je presentatie.

TIJDENS

  • Stop de opnames als je (aan het eind of tussendoor) gelegenheid tot het stellen van vragen biedt.
  • Herhaal eventueel zelf de vraag, als je de vraag en antwoord wil opnemen in het college.

NA

  • Verwijder de opname zo snel mogelijk

Waarom privacy?

Privacy is best een lastig onderwerp. Het lijkt erop dat onze bewegingsvrijheid wordt ingeperkt en we alleen nog maar dingen kunnen doen als we ons aan 100 regels houden. Toch is het belangrijk om ieders privacy te respecteren. De gevolgen van de inbreuk van privacy zijn niet leuk. Als jouw foto / gezicht wordt gebruikt voor een promotie van een bepaald product, zonder toestemming, vind je dat ook totaal niet leuk. Zo kan het voor een student niet prettig zijn als hij iets zegt waar hij zelf onzeker van is geworden of waar hij zich voor schaamt en dat dit  is vastgelegd. Of omdat hij in beeld komt op een niet al te voordelige manier. Iedereen heeft weleens een vorm van inbreuk meegemaakt. Waarschijnlijk relatief onschuldig. Maar doordat we steeds meer data online verzamelen en we steeds meer systemen gebruiken, is de kans op inbreuk groter en kan de impact ook steeds heftiger worden.

 

Lees meer over de overwegingen wat betreft didactiek, privacy en over de systemen op de geüpdatete pagina.