“Dit duurt veel te lang, we moeten tempo maken.” “participatie is goed, maar soms moet je ook gewoon doorzetten. Laten we nu gewoon samen bedenken wat de volgende stap is”. “Ken je dat boekje niet? Gedoe komt er toch? Weerstand hoort er gewoon bij- dat heb je altijd bij verandering…”
Voer jij wel eens een gesprek met je collega’s over jullie veranderopgave? Lukt het om daarin voorbij elkaars opvattingen te komen? Hoe nemen jullie besluiten over de volgende stap in het veranderproces?
Een goed gesprek over veranderen blijkt best lastig. In deze blog vier lessen om je op weg te helpen.
Wat gebeurt er?
In mijn werk begeleid ik veel gesprekken met veranderteams, MT’s of anderen over de verandering die zij willen in hun organisatie. Dat zijn vaak lastige gesprekken. Lastig omdat velen de druk voelen om vooral iets te doen– in plaats van goed te kijken naar wat er speelt. Lastig omdat men luistert om te reageren in plaats van luistert om te begrijpen. Lastig ook vanwege de groepsdynamiek die altijd mee speelt. Wiens stem telt zwaarder? Wie vindt wie aardig? Wat heeft er eerder plaats gevonden?
Hoe komt dat?
Het is goed verklaarbaar dat een gesprek over veranderingen niet vanzelf gaat. Ten eerste omdat de opvattingen over hoe en wanneer een verandering gaat werken raken aan diepgewortelde overtuigingen (Burger, de Caluwé, Jansen, 2010). Hoewel vaak niet direct zichtbaar zijn uitspraken als: “we moeten gewoon doorzetten, weerstand hoort er nu eenmaal bij” of: “we moeten mensen meer ondersteunen, ze zijn te veel aan het zwemmen” terug te leiden overtuigingen over ‘hoe organisaties werken’. Dit zijn het type overtuigingen dat gevormd wordt door je persoonlijke geschiedenis: jeugd, opleiding, werkervaringen en meer. Omdat het raakt aan deze overtuigingen is de inzet van zo’n gesprek over een verandering vaak onbedoeld hoger dan alleen ‘de volgende stap in het veranderproces’. Voor je het weet wordt de inzet van het gesprek de overtuigingen van de mensen aan tafel. Overtuigingen die je niet zo maar bereid bent los te laten…
Ten tweede heeft niet iedereen repertoire voor zo’n gesprek over verandering. Heel concreet zie ik bijvoorbeeld vaak dat de mensen aan tafel beperkt andere mogelijkheden zien of andere ervaringen hebben dan de aanpak die ze al vaker hebben toegepast. Niet zelden is dat een aanpak die relatief eenzijdig is. Bijvoorbeeld dominant projectmatig of juist gericht op veel participatie. Als je weinig andere mogelijkheden kent en dus ziet voor alternatieve aanpakken is het ook lastiger om open te luisteren naar anderen die van een andere ‘planeet’ lijken te komen.
Hoe dan wel?
Tja, hoe dan wel? Ik zie 4 lessen die behulpzaam zijn om er een goed gesprek van te maken.
1. Scheid observaties en interpretaties
In de voorbereiding van een goed gesprek over de verandering is het behulpzaam voorbeelden op te halen. Ik heb goede ervaringen met het scherp opdelen van observaties en interpretaties daarbij. Ik vraag mensen van tevoren na te denken over 2 (of meer, afhankelijk van de tijd en aantal mensen) voorbeelden. Eén voorbeeld waarvan je denkt: ja, dat is het! Zo zouden we moeten gaan werken, dit is een voorbeeld van waar we naar toe willen. En één voorbeeld waarvan je denkt: pff, dit kan dus echt niet (meer). Hier moeten we echt van af als we verder willen komen met elkaar. Die voorbeelden worden één voor één gedeeld waarbij de eerste vraag is: wat heb je gezien/ gehoord? En de tweede vraag is: hoe interpreteer je dit voorbeeld?
Dit leidt er toe dat er minder gedoe ontstaat over de feiten/ de voorbeelden (want die worden zo feitelijk mogelijk gedeeld) en er een scherper gesprek mogelijk is over de interpretaties. Want daar ontstaan natuurlijk de verschillen. Deze verschillen komen op tafel, en dáár moet het gesprek over gaan. Bovendien maakt dit heel zichtbaar dat veranderen een subjectieve bezigheid is: er bestaat geen absolute waarheid.
2. Leer alternatieve aanpakken zien
Door de verschillen in interpretatie te delen en de vraag te stellen: wat maakt dat je daar anders naar kijkt? Komt er meer rijkdom aan perspectieven op tafel. Alleen al het delen van deze verschillende interpretaties leidt tot het oprekken van elkaars denkkader. Dat is behulpzaam.
Je kunt dit nog verder versterken door wat kennis toe te voegen over mogelijke veranderaanpakken. Dat kan door voorbeelden te noemen uit andere organisaties, of door wat uit de theorie te halen. Ik gebruik hiervoor vaak de kleuren van de Caluwé en Vermaak (2009), maar je kunt ook andere overzichten gebruiken van ideaaltypische aanpakken. De essentie is dat je meervoudigheid brengt in het gesprek. Die meervoudigheid is de heilige graal in de veranderkunde- vanuit de gedachte dat men pas tot een goede en passende aanpak kan komen als er vanuit verschillende perspectieven naar het vraagstuk is gekeken.
3. Eerst kijken, dan besluiten
De ervaring leert dat we vaak zo geneigd zijn om te handelen, dat we vergeten eerst goed te kijken. Daarom zou ik gesprekken over je verandering opknippen in twee delen. Eérst het gesprek over wat zien we gebeuren, waar kijken we naar? Dat is dus het gesprek waarin observaties en interpretaties gedeeld worden. Daarna pas het gesprek over de vraag: en nu, wat gaan we doen? Het zorgt er voor dat de keuzes die gemaakt worden een betere basis hebben en vaak veel zuiverder zijn. Het kan er ook aan bijdragen dat degene die het hardste schreeuwt niet zo maar gelijk krijgt.
4. Maak er een goed gesprek van
Dat is allemaal mooi, maar uiteindelijk zit de sleutel ook bij dit type gesprek natuurlijk in de interactie. Lukt het om naar elkaar te luisteren? Echt nieuwsgierig te zijn? Daarom is het verstandig een vorm van gespreksregels of uitgangspunten met elkaar af te spreken. Al is het maar om op terug te kunnen komen als het even niet loopt. Ik doe een voorzet:
– Luister om te begrijpen, niet om te reageren
– Wees open, eerlijk en nieuwsgierig
– Respecteer verschil, zoek naar hoe je die verschillen kunt benutten
– Stel vragen die het gesprek vooruit helpen, niet alleen om je eigen nieuwsgierigheid te bevredigen
Wanneer werkt het?
Als je dit allemaal doet, hoe weet je dan of het ‘lukt’? De meeste dingen zijn eerder merkbaar dan meetbaar. Je voelt wel aan of het een goed gesprek was. Liep het? Lopen mensen tevreden naar buiten? Zijn mensen van mening veranderd na het gesprek? Het is vaak een goede indicator voor de kwaliteit van een gesprek.
Ik zou zeggen dat je echt tevreden kunt zijn over het gesprek als je naar buiten loopt met een veranderredenering die hout snijdt. Een samenhangende redenering die zegt waarom je doet wat je doet. Zoiets als: we zien…(observaties), dat verteld ons … (interpretaties) en daarom kiezen we er voor om … (aanpak).
Meer inspiratie voor goede gesprekken? Kijk rond op onze site of stuur ons een berichtje!
jelger@goudsteencompany.nl
Sander.toby@hu.nl
Referenties
– Caluwé, L. de, Vermaak, H. (2009). Leren veranderen, handboek voor de veranderkundige. Deventer: Kluwer.
– Burger, Y. Caluwé, L. de, Jansen, P. (2010). Mensen veranderen, waarom, wanneer en hoe mensen (niet) veranderen. Deventer: Kluwer.