Al enige tijd ben ik vanuit TLN als adviseur betrokken bij het onderwijsinnovatietraject Betabreed van Instituut Archimedes van de HU. Binnen Betabreed wordt opleidingsoverstijgend gewerkt aan een Betabreed-profiel. Concreet wordt gezamenlijk onderwijs ontwikkeld voor de beta-lerarenopleidingen. Het verloop van de onderwijsinnovatie gaat over het algemeen goed: de projectleiding zet de grote lijnen van het traject uit, ontwikkelaars maken met veel energie samen nieuw onderwijs en het werkveld wordt waar mogelijk aangehaakt. Veel redenen dus om tevreden te zijn. Toch was er nog niet altijd een goed beeld van hoe mensen die meer aan de zijlijn van de innovatie staan het traject beleefden. Om hier inzicht in te krijgen en te expliciteren hoe direct betrokkenen het proces ervaren ontstond bij de projectleiding de wens om een reflectiemoment te organiseren met al deze betrokkenen.
In dit blog neem ik je mee in hoe wij een digitaal veranderkundig onderzoek hebben vormgegeven en wat de uitkomsten zijn. Hierdoor krijg je inzicht in de mogelijkheden van het doen van een kort digitaal onderzoek en zie je de voortgang van een onderwijsinnovatieproces.
Een reflectiemoment in de innovatie
Het doel van het reflectiemoment werd omschreven als het gezamenlijk willen leren van het innovatietraject. Men wilde graag met elkaar kijken wat er goed ging en waar men zich nog verder in kan ontwikkelen om zo de innovatieaanpak te verbeteren.
Vanwege het feit dat we geen fysieke bijeenkomst konden organiseren besloten Remco Coppoolse en ik om een kort digitaal veranderkundig onderzoek op te zetten. We nodigden verschillende stakeholders (opdrachtgever, ontwikkelaars, projectleiding, curriculumvertegenwoordigers) uit om deel te nemen aan het korte onderzoek. Ons doel was meer inzicht te krijgen in sterke punten en de te ontwikkelen punten van het innovatietraject. We hebben hiervoor het verloop van de innovatie in kaart gebracht aan de hand van het Dynamisch Innovatiemanagement in Onderwijs-model (DIMO) (Coppoolse, 2018).
Survey-feedback met DIMO
Het DIMO-model biedt inzichten in complexe innovatietrajecten (Coppoolse, 2018). De werkregels van het DIMO-model hebben we vertaald naar stellingen die toegespitst waren op Betabreed. Zo ontstond er een digitale ‘quick scan’. We vroegen de deelnemers deze scan in te vullen voorafgaand aan de bijeenkomst.
Samen in gesprek: Waarin zijn we goed op weg?
Met de resultaten van de quick scan organiseerden we een twee uur durend digitaal overleg met verschillende stakeholders vanuit Betabreed. Hierin hebben we onze analyse op de quick scan teruggegeven aan de deelnemers. Het viel ons in positieve zin op viel op dat er veel tijd besteed leek te zijn aan het verkennen en afstemmen van beelden over waar de innovatie naartoe zou moeten gaan. Dit leidt tot overeenstemming in het veranderinitiatief.
Een tweede opvallend punt zagen we in een hoge score op werkregel 7 (zie onderstaand figuur). De meerderheid lijkt tevreden te zijn met de manier waarop de stappen en route binnen het innovatietraject gezet worden. Er wordt goed gecommuniceerd, waardoor men begrijpt waar ze vandaan komen, waar ze nu zijn in het traject en wat dit betekent voor de werkzaamheden. Dit zorgt voor helderheid onder de verschillende betrokkenen, waardoor alignment ontstaat.
We vragen de deelnemers in subgroepen digitaal uiteen te gaan en de werkregels waarin men, vanuit de quick scan gezien, goed op weg lijkt te zijn worden verdeeld over de subgroepen zodat ze hier inhoudelijk verder op kunnen ingaan. Bij terugkomst in de gezamenlijke digitale sessie koppelen de groepen terug wat ze graag zouden behouden voor de toekomst. Een van de reacties is: “In de oriëntatiefase zijn veel mensen betrokken, ook externe partners, en is er veel uitgewisseld qua beelden. Er is met veel mensen tijd genomen om met elkaar te praten over ‘welke beelden hebben we’ en ‘wat willen we doen’. Het is fijn dat dit door de groep zelf is vormgegeven. Betrekken van externe partners vanaf begin is echt heel goed, dat werkt ook stimulerend.”
De deelnemers nemen zich voor om ook bij de start van een volgend deelproject weer stil te staan bij het veranderverhaal om zo gezamenlijk het waartoe, waarom, hoe en wat in kaart te brengen, zodat er wederom een gezamenlijk beeld gecreëerd wordt. Ook willen ze externen blijven betrekken, bijvoorbeeld door het blijven afleggen van werkbezoeken, zodat behoeften vanuit het werkveld een plek krijgen in de innovatie en eigen aannames getoetst worden.
Waar kunnen we ons verder in ontwikkelen?
Vervolgens bespreken we, nog steeds in de gezamenlijk online meeting, waar wij als onderzoekers vanuit de quick scan eventuele ontwikkelpunten zien liggen. Het eerste punt dat opvalt is besluitvorming: is er (genoeg) gezamenlijke afstemming over wie waarover gaat, wie welke besluiten neemt en hoe men daarin wordt meegenomen? We zien dit doordat er nog groei te behalen is op de score op werkregel 8, zie onderstaand figuur.
Het tweede ontwikkelpunt lijkt te liggen in het vrijmaken van ontwikkelruimte: zijn randvoorwaarden om te innoveren op orde? Is er voldoende ruimte in het hoofd om aan de slag te gaan en ben je in staat om de ontwikkeltaak die voor je ligt uit te voeren?
Wederom vragen we de deelnemers in subgroepen digitaal uiteen te gaan en de werkregels waarin men zich, vanuit de quick scan gezien, nog op kan ontwikkelen worden verdeeld over de groepen om verder op in te gaan. Bij terugkomst in de gezamenlijke online meeting geven de groepjes een korte terugkoppeling. Over besluitvorming wordt gezegd: “Rondom besluitvorming is er een veelheid aan actoren die wel of niet iets mogen zeggen, vinden en besluiten over deze verandering. (…) We hebben een platte organisatie waarin we veel ruimte nemen en krijgen voor discussie, maar nu merken we de behoefte om ergens een klap op te geven en niet terug te gaan toen het besluit gemaakt werd.” En rondom communicatie wordt genoemd: “Management of teamleiders kunnen zorgen voor een betere informatiestroom vanuit de projectgroep naar vakgroepen en generiek. Betabreed heeft ook belang voor grotere groep docenten binnen IA (het is de eerste geïntegreerde module vakdidactiek en beroep).”
De deelnemers nemen zich voor om stappen te zetten in projectcommunicatie. Ze willen meer aandacht besteden aan het delen van projectvoortgang met collega’s die indirect bij de innovatie betrokken zijn. Dit gaan ze doen door koffiemomenten met teams in te lassen en vaker terugkoppelingen in de teamvergaderingen te geven. Ook nemen ze zich voor om in een volgend deelproject vooraf duidelijker te hebben wie wanneer ergens over mag beslissen en wie geïnformeerd wordt. Ten slotte willen ze meer ontwikkelruimte inplannen door bijvoorbeeld te gaan werken met corridors.
Digitaal onderzoek doen
Door maatregelen rondom het Coronavirus waren we als onderzoekers genoodzaakt om op een andere manier dan gebruikelijk te reflecteren op de voortgang van de onderwijsinnovatie. Met behulp van een quick scan gebaseerd op het DIMO-model ontstonden inzichten over het verloop van de innovatie en werd duidelijk waar men goed op weg was en waar aandachtspunten lagen. Door in een digitaal gesprek met de betrokkenen te verdiepen op deze thema’s hebben we de beelden over de innovatie met elkaar afgestemd en ontstond er een ontwikkelroute voor het vervolg. En dat alles op anderhalve meter.