Een belangrijke ontwikkeling van de Digitale HU is het faciliteren van nieuwe vormen van veilig online samenwerken. Het Microsoft Office 365 platform ‘Samenwerken in de Cloud’ (Office 365) biedt nieuwe en meer uitgebreide samenwerkingsmogelijkheden voor medewerkers, studenten en externen.
De samenwerkingsfuncties die we nu gebruiken in SharePoint 2010 worden in 2018 én 2019 overgebracht naar het Office 365 Cloudplatform. We nemen daarmee afscheid van de verouderde SharePoint 2010 teamsites. “SharePoint 2016 en SharePoint Online zijn een verdere ontwikkeling van SharePoint 2010. De functionaliteiten zijn verder ontwikkeld, meer toegespitst op samenwerken en beter geïntegreerd met andere Microsoft oplossingen”, vertelt Jos Berkers, ICT-adviseur bij de HU. “Daarnaast heeft Microsoft ‘MS Teams’ ontwikkeld. Een applicatie die beschikbaar is binnen Office 365 en die speciaal gemaakt is voor samenwerken. De app voor Microsoft Teams is beschikbaar voor alle laptops, tablets en smartphones. Microsoft zet volop in op Microsoft Teams, dus de samenwerkingsmogelijkheden zullen blijven groeien.”
Opschoningsactie teamsites
Vooruitlopend op deze veranderingen willen we de huidige Onderwijs- en Organisatie-teamsites op het SharePoint 2010 platform zoveel mogelijk opschonen. Bovendien willen we het huidige gebruik van deze sites zo goed mogelijk in beeld krijgen. In de HU Ontwikkelt nieuwsbrief van december 2017 kondigden we een opschoningsactie aan van de SharePoint teamsites die in de loop van januari van start zou gaan. Deze actie heeft helaas wat vertraging opgelopen. In de week van 19 t/m 23 februari ontvangen eigenaren, beheerders en contactpersonen van de huidige SharePoint 2010 teamsites een mail met het verzoek aan te geven welke teamsites moeten worden voortgezet en welke kunnen worden verwijderd. Tevens zal er worden gevraagd om aan te geven hoe je op dit moment deze teamsite(s) gebruikt.
De opschoningsactie zal gericht zijn op:
- Reductie van het aantal teamsites door verwijdering van de niet gebruikte sites. Op dit moment zijn er ongeveer 5.000 teamsites en onze inschatting is dat hiervan maar 30% actief wordt gebruikt en nuttig is voor de gebruikers.
- Inventarisatie van de gebruikte samenwerkingsfuncties binnen de huidige teamsites in het licht van de transitie naar Office 365.
SharePoint teamsites verdwijnen niet
Op dit moment is de dienst IM&ICT nog volop bezig om de beste alternatieven voor de SharePoint 2010 teamsites te onderzoeken. Berkers: “Het is niet zo dat SharePoint teamsites gaan verdwijnen. De verwachting is dat veel teamsites vervangen gaan worden door Microsoft Teams omdat de functionaliteiten van Microsoft Teams beter aansluiten bij de behoefte van de gebruikers. Daarnaast verwacht ik dat veel teamsites gemigreerd zullen worden naar SharePoint Online of SharePoint 2016, omdat ze niet geheel ‘passen’ binnen de functionaliteiten van Microsoft Teams. De verwachting is dat we in de toekomst nog steeds teamsites zullen hebben, maar het zullen er wel minder zijn.”
Zelf actie ondernemen
Je hoeft de opschoningsactie actie natuurlijk niet af te wachten. Je kunt nu al het volgende doen:
- Mocht het duidelijk zijn dat de teamsite niet meer gebruikt wordt, dan kun je hem zelf ook wissen. Ga naar de teamsite en klik als eigenaar/beheerder op het menu Siteacties en dan op Site-instellingen. Kies dan voor ‘Deze site verwijderen’.
- Wordt de site niet meer gebruikt, maar wil je nog wel een aantal documenten veiligstellen, dan kun je dat nu alvast doen. Dan kun je bij de mailactie aangeven dat de teamsite gewist kan worden. Je hoeft dan de verdere vragen over die teamsite niet in te vullen.
- Het loont de moeite om nu alvast op de teamsite te kijken wie er nog meer betrokken is bij het beheer van de site. In onderlinge afstemming kun je dan besluiten wat er met de desbetreffende teamsite(s) moet gebeuren. Eén persoon hoeft dan de vragen voor die teamsite maar in te vullen.
- Teamsites hebben vaak subsites waarvan er sommige misschien wel gebruikt worden en andere niet. In dat geval moet de (hoofd)teamsite wel blijven bestaan, maar de ‘niet gebruikte’ subsites kun je natuurlijk wel verwijderen. Dat schoont je site én SharePoint enorm op.