Privacy

Hogeschool Utrecht (HU) is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die in deze Privacyverklaring staat omschreven. De HU heeft de wettelijke plicht jouw persoonsgegevens zorgvuldig te verwerken zoals dat omschreven staat in de privacywetgeving; de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG).

Externe partijen die in opdracht van de HU werken – bijvoorbeeld de partij (host server) die deze sites beheert (Toek) en bedrijven die de beveiliging voor ons regelen- zijn ook aan deze privacywetgeving gebonden. De HU heeft met hen een verwerkersovereenkomst opgesteld.

Verwerking per doel en doelgroep, en grondslag

Studenten

Doel
Om jou als student te kunnen informeren, verzamelen we een aantal persoonsgegevens van je.
Zo biedt Hogeschool Utrecht verschillende activiteiten en evenementen aan om je te informeren over zaken naast je studie. Denk bijvoorbeeld aan de Integriteit site en sites van evenementen zoals de Dag van de Duurzaamheid.

Voor het deelnemen aan activiteiten en evenementen heeft de HU persoonsgegevens nodig. Dit zijn met name jouw contactgegevens. We gebruiken deze contactgegevens om je informatie te sturen over de betreffende activiteit. De HU gebruikt de persoonsgegevens ook om je te informeren over eventuele wijzigingen in plaats en aanvangstijd.

We gaan zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens en verwerken alleen die gegevens die we van jou hebben ontvangen. Jouw gegevens stellen we niet ter beschikking aan derden. We volgen hierbij de eisen van de AVG, de Algemene Verordening Persoonsgegevens.

Grondslag
We verwerken jouw gegevens op basis van toestemming, wanneer je hebt aangegeven dat je deel wilt nemen aan een activiteit of evenement. Mocht je bezwaar hebben tegen het verwerken van je gegevens of als je je toestemming om je gegevens te verwerken bij een evenement wilt intrekken, dan kun je dat aangeven door een mail te sturen naar Askprivacy@hu.nl.

Bewaartermijn
Voor evenementen en activiteiten geldt dat we jouw gegevens binnen 1 maand na afloop van het evenement of activiteit verwijderen.

Medewerkers

Doel
Om jou als medewerker te kunnen informeren over verschillende activiteiten en evenementen, verzamelen we, indien nodig, een aantal persoonsgegevens van je.

Zo biedt Hogeschool Utrecht verschillende activiteiten en evenementen aan om je te informeren over zaken als duurzaamheid, het Onderwijs & Onderzoekfestival en de Jaaropening.

Voor het deelnemen aan activiteiten en evenementen heeft de HU persoonsgegevens nodig. Dit zijn met name jouw contactgegevens. We gebruiken deze contactgegevens om je informatie te sturen over de betreffende activiteit. De HU gebruikt de persoonsgegevens ook om je te informeren over eventuele wijzigingen in plaats en aanvangstijd.

We gaan zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens en verwerken alleen die gegevens die we van jou hebben ontvangen. Jouw gegevens stellen we niet ter beschikking aan derden. We volgen hierbij de eisen van de AVG, de Algemene Verordening Persoonsgegevens.

Grondslag
We verwerken jouw gegevens op basis van toestemming, wanneer je hebt aangegeven dat je deel wilt nemen aan een activiteit of evenement. Mocht je bezwaar hebben tegen het verwerken van je gegevens of als je je toestemming om je gegevens te verwerken bij een evenement wilt intrekken, dan kun je dat aangeven door een mail te sturen naar Askprivacy@hu.nl.

Bewaartermijn
Voor evenementen en activiteiten geldt dat we jouw gegevens binnen 1 maand na afloop van het evenement of activiteit verwijderen.

Externe relaties

Doel
Van onze relaties leggen wij bedrijfs- en persoonsgegevens vast wanneer je je aanmeldt voor een evenement of activiteit. Voor het deelnemen aan activiteiten en evenementen heeft de HU persoonsgegevens nodig. Dit zijn met name jouw contactgegevens. We gebruiken deze contactgegevens om je informatie te sturen over de betreffende activiteit. De HU gebruikt de persoonsgegevens ook om je te informeren over eventuele wijzigingen in plaats en aanvangstijdactiviteit of evenement.

Daarnaast gebruiken we deze gegevens voor het versturen van mailingen of uitnodigingen voor evenementen. Door het verzamelen en gebruiken van bedrijfs- en persoonsgegevens wil Hogeschool Utrecht een goede opvolging geven aan de diverse contactmomenten. Wij doen dit alleen als het gaat om activiteiten die ook relevant zijn voor de doelgroep.

Grondslag
We verwerken jouw gegevens op basis van toestemming, wanneer je hebt aangegeven dat je deel wilt nemen aan een activiteit of evenement. Je kunt je toestemming altijd weer intrekken als je niet meer deel wenst te nemen aan een activiteit of evenement, door een mail te sturen naar Askprivacy@hu.nl.

Wij verwerken deze gegevens op basis van toestemming op het moment dat belangstellenden informatie hebben gevraagd en op basis van onze wettelijke taken als het gaat om het onderhouden van contacten met bedrijven die stage- en onderzoeksactiviteiten begeleiden.
Wanneer mensen zich hebben aangemeld voor een nieuwsbrief, kunnen zij zich ook weer afmelden als zij geen belangstelling meer hebben en de nieuwsbrief niet meer willen ontvangen.

Bewaartermijn 
Voor evenementen en activiteiten geldt dat we jouw gegevens binnen 1 maand na afloop van het evenement of activiteit verwijderen. Voor nieuwsbrieven geldt dat jouw gegevens bewaard blijven zolang je deze wilt blijven ontvangen.

Condoleanceregister

Doel
Het doel van deze website is om mensen bij elkaar te brengen in het geval van het overlijden van een HU student of medewerker. Op de website kan men een naam en een reactie achterlaten.

Grondslag
We verwerken jouw gegevens op basis van toestemming, wanneer je besluit iets in het condoleanceregister te plaatsen. Hogeschool Utrecht maakt op geen enkele manier gebruik van de gegevens die je op de condoleance site plaatst. Jouw gegevens worden alleen met de nabestaanden gedeeld en niet met derden.

Anti-spam
Om Spam onder de reacties te voorkomen wordt de plug-in Antispam Bee gebruikt. In tegenstelling tot soortgelijke oplossingen werkt de plug-in volledig zonder captcha’s of het versturen van persoonsgegevens naar derden. Hierdoor is Antispam Bee 100 procent in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Bewaartermijn
Hogeschool Utrecht bewaart je reactie maximaal 3 maanden.

Jouw persoonsgegevens worden opgeslagen in systemen van de HU. Opslag vindt plaats in goed beveiligde systemen en alleen mensen die hiertoe rechten hebben, kunnen deze gegevens inzien. Dit geldt ook voor de host server waar de WordPress sites worden beheerd (Toek). Met deze leverancier hebben we afspraken gemaakt over hoe zij met onze persoonsgegevens omgaan. Deze afspraken hebben we vastgelegd in een verwerkersovereenkomst.

Hogeschool Utrecht draagt zorg voor een adequaat – risicogebaseerd – beveiligingsniveau en legt passende technische en organisatorische maatregelen ten uitvoer om jouw persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde toegang, aanpassing, openbaarmaking of verlies van je persoonsgegevens of andere vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen zijn er mede op gericht onnodige c.q. onrechtmatige verzameling en verwerking van persoonsgegevens te voorkomen. Een risicoanalyse op privacybescherming en informatiebeveiliging maakt deel uit van ons intern risicobeheersings- en controlesysteem.

• YouTube
  De bovenstaande websites embedden YouTube video’s. Tijdens het afspelen van de video’s worden loggegevens aan de server van YouTube naar Amerika overgedragen. Ga voor meer informatie naar de site Google Privacy en voorwaarden.
• Vimeo
  De bovenstaande websites embedden Vimeo video’s. Tijdens het afspelen van de video’s worden loggegevens aan de server van Vimeo naar Amerika overgedragen. Ga voor meer informatie naar de site Vimeo Privacy.
• Google map
  Wij maken gebruik Google Maps om een kaart op de website te tonen. Tijdens de weergave van de kaart worden gegevens, inclusief jouw IP-adres en jouw locatie aan de server van Google in Amerika overgedragen en opgeslagen. Ga voor meer informatie naar de site Google Privacy en voorwaarden.
• Social media
  Op de bovenstaande sites zijn buttons en/of links opgenomen om webpagina’s te kunnen promoten of delen op sociale (media) netwerken of websites van derden, zoals Twitter, LinkedIn of Facebook. Hogeschool Utrecht houdt geen toezicht op en is niet verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens door en via zulke derde partijen. Het gebruik van die media is dus voor eigen risico. Voordat je van die diensten van derde partijen gebruik maakt, is het raadzaam eerst het privacy statement van die derden door te lezen.

Hogeschool Utrecht houdt gebruiksgegevens bij van de website(s) voor statistische doeleinden. De langs deze weg verzamelde persoonsgegevens worden niet verkocht aan derden.

Onze WordPress sites maken gebruik van cookies van Google Analytics om, in hoofdlijnen het gebruikersgedrag te volgen. Dit helpt om de werking van de website(s) te verbeteren. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht of voor zover derde partijen de informatie namens Google verwerken. Door gebruik te maken van de website(s) van de HU geef je toestemming voor het verwerken van de informatie door Google op de wijze en voor de doeleinden zoals hiervoor omschreven.

Teneinde het gebruiksgemak van de website(s) van de HU te vergroten, wordt gebruik gemaakt van zogenaamde ‘cookies’. Een cookie is een klein tekstbestand dat tijdens je bezoek op de website(s) van de HU op bijvoorbeeld jouw computer, tablet of smartphone wordt geplaatst. Ja kan het gebruik van deze cookies op elk gewenst moment verwijderen, hoewel dit de functionaliteit en het gebruiksgemak van de website(s) kan beperken. De HU heeft geen invloed op het plaatsen en gebruik van cookies door die derde partijen.

Verwijderen cookies

Hieronder staat beschreven hoe je  binnen de verschillende internet browsers cookies kan verwijderen:

• Google Chrome
• Internet Explorer
• Mozilla FireFox
• Safari
• Microsoft Edge

Het verwijderen van cookies kan ervoor zorgen dat bepaalde onderdelen van de website niet of niet goed meer werken.

Mocht je vragen hebben over de wijze waarop jouw persoonsgegevens worden verwerkt, dan kun je die stellen aan de privacy desk van de HU: Askprivacy@hu.nl.

Op basis van de AVG heb je het recht op inzage in de persoonsgegevens die van jou verwerkt worden, het recht om jouw persoonsgegevens te verbeteren indien deze feitelijke onjuistheden bevatten, het recht om jouw persoonsgegevens te wissen, het recht op beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens en het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens.

Bij bezwaar zal van geval tot geval bekeken worden of tegemoet kan of moet worden gekomen aan dit bezwaar. Zo kunnen geen gegevens gewist worden, waardoor jou de toegang tot het gebouw wordt ontzegd.

Indien je gebruik wil maken van jouw rechten, kun je een verzoek indienen door – als je een HU account hebt- het formulier privacyverzoek in te vullen of een bericht te sturen naar de Privacydesk van Hogeschool Utrecht via askprivacy@hu.nl.

Om de aanvraag in behandeling te kunnen nemen, zal je mogelijk worden gevraagd je te legitimeren. Zo wordt gecontroleerd of het verzoek door de juiste persoon gedaan. Indien je niet tevreden bent over de wijze waarop wij omgaan met jouw persoonsgegevens, dan heb je ook het recht om bij de Autoriteit Persoonsgegevens een klacht in te dienen.