Meetings, meetings en nog eens meetings
Vergaderingen en meetings: in veel organisaties wordt hier behoorlijk wat tijd aan besteed. Medewerkers verzuchten vaak: we vergaderen ons hier rot, maar met welk effect? Meetings worden gevolgd door nieuwe meetings, waardoor nieuwe afspraken ontstaan. Deze afspraken moeten besproken worden in een daaropvolgende meeting. Al deze informatie wordt vervolgens verwerkt in de notulen. Deze notulen belanden uiteindelijk in de kast en dan rolt het balletje weer opnieuw… boring!
Veel organisaties kunnen meer uit hun meetings halen door deze beter te laten begeleiden (ook wel faciliteren genoemd). Meetings gaan namelijk vaak over interessante onderwerpen en die wil je als organisatie helder maken voor belanghebbenden. Een goed gefaciliteerde meeting zorgt ervoor dat de deelnemers geprikkeld blijven, er daadwerkelijk resultaat geboekt wordt en de uitkomsten op een goede manier vastgelegd zijn. Maar hoe doe je dat precies?
Een antwoord op deze vraag ligt mogelijk bij het visueel faciliteren. Het is een trend om meetings te versterken met de kracht van het visueel faciliteren; ideeën, strategieën en processen worden uitgetekend. Deze ontwikkeling is afkomstig vanuit Amerika, maar neemt Nederland in een rap tempo over. Eén van de ‘grote namen’ op het gebied van visueel faciliteren in Amerika is David Sibbet. ‘’David Sibbet is founder of The Grove Consultants International where he pioneered the field of visual organizational consulting’’ (“David Sibbet”, z.d.). Visueel faciliteren is een recept voor het ondersteunen van bijeenkomsten; een mengelmoes van faciliteren met als topping visualisatie. Deze twee ingrediënten zorgen voor een effectief en creatief resultaat.
Wist je dat wij 50% onthouden van wat we horen en zien en maar 10% van wat we lezen? (De Bruijn, S. M. 2016)
Visueel faciliteren: dé oplossing?
Jeroen Blijsie van ‘The Visual Connection’ is expert in het faciliteren van meetings. Daarnaast schrijft hij op dit moment The Visual Facilitation Field Guide samen met 50 andere wereldwijde trainers. Jeroen is overtuigd van de combinatie van faciliteren en visueel communiceren. In zijn rol als facilitator/trainer vormt het strategisch denken en het visueel werken een twee-eenheid. Volgens Jeroen worden ideeën, acties en veranderingen tien keer waardevoller als je het proces goed faciliteert en slim gebruik maakt van visualisatie (TheVisualConnection, 2018).
90% van de informatie die naar onze hersenen wordt verstuurd, is visueel. We nemen visuele informatie ook 600.000 keer sneller op dan tekst (Van de Ketterij, B. 2014).
Als je al die PowerPointpresentaties zat bent, probeer eens de flipover. Bereid je flip voor met een titel en een paar basisiconen. Ga naast de flipover staan en begin met het stellen van vragen aan je publiek. Kijk wat dan wat er gebeurt! Niet bij iedere meeting kan een visueel facilitator ingehuurd worden. Wat kun je nu zelf doen om je meetings met visuele communicatie te versterken? Jeroen geeft de volgende tips:
- Als je al die PowerPointpresentaties zat bent, probeer eens de flipover. Bereid je flip voor met een titel en een paar basisiconen. Ga naast de flipover staan en begin met het stellen van vragen aan je publiek. Kijk wat dan wat er gebeurt!
- Stel, je wilt een projectplan presenteren. Dit plan kan op twee manieren voorbereid worden:
1. Je tekent de vijf stappen van het project op het papier en schrijft de titel op. Bijv. Projectplan X. Gebruik daarbij vooral basis iconen zonder tekst: dat maakt het publiek nieuwsgierig.
2. Je tekent de vijf stappen van het project ieder op een eigen post-it. Het voordeel hiervan is dat het verhaal nog niet op de flipover staat, zo kun je het nog opbouwen voor het publiek. De post-its kun je dan in een kort tijdsbestek opplakken tijdens de presentatie. Je kunt de stappen ook als symbool direct op de flipover tekenen. - Tijdens het vertellen van je verhaal, breid je de plaat uit. Een tip is om vooral vragen te stellen. Je kunt bijvoorbeeld vragen: Wat schiet jou het eerst te binnen als je een project wilt opzetten? Als het antwoord dan is ‘Een team samenstellen’ schrijf je dit op de plaat. Nog mooier als je er een groepje mensen (team) bij tekent! Zo vul je jouw verhaal aan met de suggesties uit de zaal. Dat is de essentie van flipover presentaties: je geeft de toehoorder het gevoel dat jullie samen het verhaal maken.
Meer gouden regels over het visueel faciliteren vind je onder deze link.
Wil je meer lezen over visueel faciliteren? Dan is het boek Visuele meetings – Hoe graphics, post-its & idea mapping het groepsproces kunnen transformeren van David Sibbet een aanrader.
Wanneer start jij met visueel faciliteren?
Visueel faciliteren zorgt niet alleen voor een beter resultaat. Het zorgt ook voor meer verbintenis onderling, verhoging van de creativiteit en bovenal zorgt het voor enorm veel plezier en waardering!
Scompanystudenten:
Lucas Haiber
Lieke Manning
Lotte Morsink