Wil je een les of webinar streamen aan een grote groep kijkers? Dit kan met een Live Event in MS Teams.
Wat is een Teams Live Event?
Met een Live Event binnen MS Teams kun je een les live streamen naar een grote groep kijkers. Het verschil met een Teams-vergadering is dat de spreker zendt, en de kijkers alleen kijken. Er is minder sprake van interactie, al kunnen kijkers wel vragen stellen via de Q&A. Teams Meetings gebruik je voor een kleinschalige, coöperatieve setting. Live Events gebruik je voor situaties waarin je wil presenteren aan een grote groep, zonder dat zij in beeld komen of terug kunnen spreken.
Voor wie?
Deze functionaliteit is beschikbaar voor HU-medewerkers, maar om hier rechten voor te krijgen moet wel eerst een aanvraag worden gedaan. Na doorlopen van de aanvraag krijg je toegang tot deze functionaliteit binnen MS Teams.
Hoe organiseer ik dit?
Heb je deze functionaliteit nog niet? Doe dan eerst een aanvraag via het aanvraagformulier.
De rollen
Bedenk vooraf wie de rollen van producer en presenter(s) hebben. Het is raadzaam om met tenminste twee sprekers/docenten te zijn, zodat de rollen verdeeld kunnen worden:
- De Producent: deze start en stopt het event en modereert de Q&A (chatfunctie voor kijkers). Hier vind je meer informatie over deze rol.
- De Presentator: kan zich volledig focussen op de presentatie. Er kunnen meerdere presenters zijn die na elkaar spreken. Hier vind je meer informatie over deze rol.
Als je het Live Event alleen wil doen, krijg je automatisch de rol van Producent.
Bekijk hier hoe de omgeving van Teams er uit ziet voor een Producent, en wat je als Producent moet doen tijdens het Live Event:
Het Live Event inplannen
Nadat je de functionaliteit hebt aangevraagd, kun je een Live Event zelf inplannen binnen Teams. Hier lees je hoe dat doet.
Let op: kies je voor “Recording availlable to attendees“, dan kunnen alle deelnemers de opname downloaden en verpreiden.
In het kalenderitem vind je een link naar het Live Event die je met de kijkers kunt delen. Lees hier hoe je de link deelt.
En daarna?
De opname van de les is na het Live Event beschikbaar via het calendar-item:
Hier lees je meer over het downloaden van de opname.
Download je opname en upload deze bij voorkeur naar het MAM. Hierin staat de opname veilig en AVG-proof opgeslagen. De opname is na verwerking direct beschikbaar via de HUvideo knop binnen Canvas.
De spreker/docent met producent-rol kan het Q&A rapport downloaden en delen met studenten. De download vind je onder “Live Event Resources” in de Live Event uitnodiging in je Teams Calendar.
Belangrijke tips
Dit is een handige link om te delen met kijkers: Een event bijwonen.
Je kunt een Live Event stoppen en weer herstarten. Dit doe je door op de drie puntjes te klikken, en vervolgens op “restart event”. Alle producers en presenters moeten hierna opnieuw het Live Event ingaan om aan de nieuwe sessie deel te nemen, en de opname van het lopende Live Event zal niet meer beschikbaar zijn. Het heeft dus de voorkeur om het Live Event in één keer door te laten lopen. Herstart het Live Event alleen als het echt niet anders kan.
Je kunt het Live Event ruim voorafgaand aan de starttijd openen, zodat je alles klaar kunt zetten en alvast kunt “oefenen”.
Deel altijd je scherm of je camera, anders kun je niet “live“.
Je kunt van spreker wisselen tijdens het Live Event. Alle sprekers moeten wel vooraf toegevoegd zijn aan het Live Event.
Mute je microfoon als je niet presenteert. De microfoons van zowel de producer als alle sprekers zijn in de livestream hoorbaar, ook als zij op dat moment niet in beeld zijn!
De Q&A (knop rechts bovenin) staat standaard aan, maar kun je tijdens het Live Event wel uitschakelen. Discussievragen moeten door de Producer worden goedgekeurd voordat deze voor de kijkers zichtbaar worden. Door discussievragen te selecteren en beantwoorden creëer je een document met veelgestelde vragen, dat je achteraf kunt delen met studenten. Zie hier hoe je een discussie modereert.
De Meeting Chat is alleen zichtbaar voor de Presentator en Producer, niet voor de kijkers.
Hier is nog een checklist voor waar je nog op moet letten voor het starten van een Live Event.
De systeemeisen waaraan je laptop moet voldoen vind je hier.
Bel voor support tijdens kantoortijden de ICT helpdesk: 088 481 6666.
Auteursrechten
Voor een les via MS Teams Events gelden dezelfde richtlijnen met betrekking tot auteursrecht als voor andere opnamen. Kijk hier voor meer informatie.